Información Fiscal

Antes de poder recibir pagos de regalías de LabelGrid, debe completar el formulario fiscal del IRS apropiado. El formulario que necesita depende de su ubicación y si es un individuo o una entidad comercial.

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Por qué se requieren formularios fiscales

LabelGrid está obligado por el Servicio de Impuestos Internos de EE.UU. (IRS) a recopilar información fiscal de todos los receptores de pagos de regalías. Esta información:

• Determina su tasa de retención fiscal
• Asegura el cumplimiento de las regulaciones fiscales de EE.UU.
• Permite a LabelGrid procesar sus pagos de regalías
• Puede reducir la retención a través de beneficios de tratados fiscales

Complete su formulario fiscal para recibir pagos

No puede recibir pagos de regalías hasta que su formulario fiscal esté completado y enviado. Asegúrese de completar este paso temprano para evitar retrasos en los pagos.

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¿Qué formulario necesita?

Su situación	Formulario requerido
Ciudadano o residente de EE.UU. (individual o empresa)	W-9
Individuo fuera de EE.UU. (no es una entidad comercial)	W-8BEN
Empresa u organización fuera de EE.UU.	W-8BEN-E

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Acceder a formularios fiscales

1. Haga clic en el ícono de su perfil en la esquina superior derecha
2. Seleccione My Account
3. Haga clic en Personal & Business Details en la barra lateral
4. Encuentre la tarjeta de Tax Forms y haga clic para completar su formulario

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Formulario W-9 (Personas de EE.UU.)

Use el Formulario W-9 si es ciudadano estadounidense, residente de EE.UU. o una entidad comercial con sede en EE.UU.

Información requerida

Parte 1: Información del contribuyente

Campo	Descripción
Nombre	Su nombre legal como aparece en su declaración de impuestos
Nombre comercial	Su nombre comercial o DBA si es diferente (opcional)
Clasificación fiscal federal	Seleccione su tipo de entidad (ver abajo)
Exenciones	Código de beneficiario exento y código FATCA si aplica (opcional)
Dirección	Su dirección, ciudad, estado y código postal

Opciones de clasificación fiscal

• Individual/propietario único - Para individuos o LLC de un solo miembro
• C Corporation - Para C Corps
• S Corporation - Para S Corps
• Partnership - Para sociedades
• Trust/estate - Para fideicomisos o patrimonios
• Limited liability company (LLC) - Seleccione la clasificación fiscal (C, S o Partnership)

Parte 2: Número de Identificación del Contribuyente (TIN)

Elija uno:

• Social Security Number (SSN) - Para individuos (formato: XXX-XX-XXXX)
• Employer Identification Number (EIN) - Para empresas (formato: XX-XXXXXXX)

Su TIN debe coincidir con el nombre en la línea 1 del formulario.

Parte 3: Certificación

• Confirme que tiene la capacidad de firmar por el contribuyente nombrado
• Proporcione su firma (dibuje en el cuadro de firma)
• Ingrese la fecha de firma

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Formulario W-8BEN (Individuos fuera de EE.UU.)

Use el Formulario W-8BEN si es un individuo que no es ciudadano o residente de EE.UU.

Información requerida

Parte 1: Identificación del beneficiario efectivo

Campo	Descripción
Nombre	Su nombre legal completo
Email	Dirección de correo electrónico de contacto
País de ciudadanía	Su país de ciudadanía
Dirección de residencia permanente	Su dirección legal (sin apartados postales)
Dirección de correo	Solo si es diferente de la dirección permanente
TIN de EE.UU.	Solo si tiene un SSN o ITIN de EE.UU. (opcional)
TIN extranjero	Número de identificación fiscal de su país de residencia (ver formatos de identificación fiscal por país)
Fecha de nacimiento	Su fecha de nacimiento (formato AAAA-MM-DD)

¿No sabe qué formato usar?

Consulte nuestra guía Formatos de identificación fiscal por país para conocer el nombre, longitud y reglas de formato del TIN de su país.

¿Se requiere un TIN extranjero?

Se requiere un TIN extranjero salvo que proporcione un TIN estadounidense, o que su país esté en la lista del IRS de jurisdicciones que no emiten TIN (actualmente Australia, Bermudas, Islas Vírgenes Británicas, Islas Caimán y Japón). La mayoría de los países —España, por ejemplo— no están exentos, así que introduzca su número de identificación fiscal nacional como TIN extranjero (los residentes en España usan su NIF o NIE). Consulte Formatos de identificación fiscal por país.

Parte 2: Beneficios de tratados fiscales (opcional)

Si su país tiene un tratado fiscal con Estados Unidos, puede ser elegible para tasas de retención reducidas.

Para reclamar beneficios del tratado, proporciona:

• País de residencia - Debe tener un tratado fiscal con EE.UU.
• Artículo y párrafo del tratado - La disposición específica del tratado que reclama
• Tasa de retención - La tasa reducida que reclama (ej., 10%)
• Tipo de ingreso - Usualmente “Royalties”
• Razón - Explique por qué califica para beneficios del tratado

Información sobre tratados fiscales

No todos los países tienen tratados fiscales con EE.UU. — si el suyo no lo tiene, se aplica la retención estándar del 30%. Consulte las Tablas de Convenios Fiscales del IRS para tasas y artículos de convenio por país.

Parte 3: Certificación

• Confirme que tiene la capacidad de firmar
• Ingrese su nombre impreso
• Proporcione su firma (dibuje en el cuadro de firma)
• Ingrese la fecha de firma

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Formulario W-8BEN-E (Entidades fuera de EE.UU.)

Use el Formulario W-8BEN-E si es una empresa, organización o entidad fuera de EE.UU. (no un individuo).

Información requerida

Parte 1: Identificación del beneficiario efectivo

Campo	Descripción
Nombre de la organización	Nombre legal de su entidad
Email	Dirección de correo electrónico de contacto
País de incorporación	Donde su entidad fue formada legalmente
Entidad ignorada	Nombre de la entidad que recibe el pago, si es diferente
Estado del Capítulo 3	Su tipo de entidad para fines fiscales
Estado del Capítulo 4	Su estado FATCA (si aplica)
Dirección de residencia permanente	Dirección legal de la entidad (sin apartados postales)
Dirección de correo	Solo si es diferente de la dirección permanente
TIN de EE.UU.	Si su entidad tiene un EIN de EE.UU.
GIIN	Número de Identificación Global de Intermediario (si se requiere)
TIN extranjero	Número de identificación fiscal del país de incorporación

Opciones de estado del Capítulo 3

Los tipos de entidad comunes incluyen:

• Corporation
• Partnership
• Simple trust
• Complex trust
• Private foundation
• Disregarded entity
• International organization
• Foreign government

Estado del Capítulo 4 (FATCA)

Seleccione el estado FATCA apropiado para su entidad. Las opciones comunes incluyen:

• Active NFFE (Entidad Extranjera No Financiera Activa)
• Passive NFFE
• Participating FFI
• Exempt beneficial owner

Parte 3: Beneficios de tratados fiscales (opcional)

Similar al W-8BEN, las entidades pueden reclamar tasas de retención reducidas bajo tratados fiscales:

• País - País de residencia de la entidad
• Limitación de beneficios - Cómo califica para beneficios del tratado
• Artículo del tratado - La disposición específica que se reclame
• Tasa de retención - La tasa reducida que se reclame
• Tipo de ingreso - Usualmente “Royalties”
• Razón - Por qué su entidad califica

Certificaciones adicionales

Dependiendo de su estado del Capítulo 4, es posible que deba certificar:

Active NFFE:

• Menos del 50% del ingreso bruto es ingreso pasivo
• Menos del 50% de los activos producen ingreso pasivo

Passive NFFE:

• Confirme si tiene propietarios sustanciales de EE.UU.
• Proporcione información del propietario de EE.UU. si aplica (nombre, dirección, TIN)

Certificación

• Confirme que tiene la capacidad de firmar por la entidad
• Ingrese su título (ej., CEO, Director)
• Ingrese su nombre impreso
• Proporcione su firma (dibuje en el cuadro de firma)
• Ingrese la fecha de firma

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Problemas comunes y soluciones

Error “Formulario no enviado”

Asegúrese de que todos los campos requeridos estén completados:

• Todos los campos marcados con asteriscos (*) deben estar llenos
• Su firma debe estar dibujada en el cuadro de firma
• La fecha debe estar en formato AAAA-MM-DD

La firma no aparece

• Limpia el cuadro de firma e intenta de nuevo
• Use un mouse o pantalla táctil para dibujar su firma
• Asegúrese de que su navegador permita dibujo en canvas

Validación del TIN falló

• Verifique que su SSN, EIN o TIN extranjero esté ingresado correctamente
• Elimine guiones o espacios si el sistema no los acepta
• Para W-9: El TIN debe coincidir con el nombre en la línea 1

La tasa del tratado fiscal no se aplica

• Confirme que su país tiene un tratado fiscal con EE.UU.
• Proporcione el artículo y párrafo correcto del tratado
• Explique por qué califica en el campo “razón”
• Introduzca la tasa de retención como un porcentaje en número entero: escriba 10 para 10%, nunca 0.1.
• Debe coincidir exactamente con la tasa del tratado de su país, o verá “Withholding rate does not match the treaty rate for the provided country”.
• Cuando elija su país del tratado, LabelGrid autocompleta la tasa (y el artículo y la razón del tratado) a partir de la tabla del tratado; mantenga el valor autocompletado salvo que tenga un motivo para cambiarlo. Recibirá un aviso pidiéndole que lo verifique.
• Las tasas superiores al 30% se rechazan.

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Después del envío

Una vez que envíe su formulario fiscal:

1. Revise la confirmación - Verá una confirmación de que su formulario fue recibido
2. Formulario archivado - Su información fiscal ahora está almacenada de forma segura
3. Validación - Después de enviarlo, su información fiscal se guarda y luego se valida su TIN. Esta es una comprobación independiente y no es instantánea, por lo que un formulario puede estar “enviado pero aún no válido”. Los pagos de regalías se habilitan solo cuando la validación se aprueba.
4. Actualizaciones - Si su información cambia, envía un nuevo formulario

Un TIN faltante retiene los pagos

Si no proporciona un TIN extranjero ni un TIN estadounidense, y su país no está en la lista del IRS de jurisdicciones sin TIN extranjero, su formulario se rechaza por TIN faltante, y los pagos quedan retenidos hasta que añada un TIN válido.

Validez del formulario

Los formularios fiscales generalmente permanecen válidos por tres años desde la fecha de firma, o hasta que su información cambie. LabelGrid le notificará cuando se requiera un nuevo formulario.

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Actualizar su información fiscal

Si alguno de los siguientes cambia, envía un nuevo formulario fiscal:

• Su nombre legal
• Su dirección
• Su país de ciudadanía o residencia
• Su clasificación fiscal o tipo de entidad
• Su TIN (SSN, EIN o TIN extranjero)

Para actualizar, simplemente accede a la sección de formularios fiscales y completa un nuevo formulario. El nuevo envío reemplazará su formulario anterior en archivo.

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Tasas de retención fiscal

Retención predeterminada

Si no completa un formulario fiscal o reclama beneficios del tratado:

• Personas de EE.UU. (W-9): Sujeto a retención de respaldo (actualmente 24%)
• Personas fuera de EE.UU. (W-8BEN/W-8BEN-E): Sujeto a retención del 30% sobre ingresos de fuente estadounidense

Tasas reducidas

Los beneficios de tratados fiscales pueden reducir o eliminar la retención. Las tasas comunes de tratados para ingresos por regalías varían del 0% al 15% dependiendo de su país.

Una tasa reducida requiere una reclamación de tratado válida, y la tasa que introduzca debe coincidir con la tabla del tratado. En resumen, así se aplica la retención:

• Un W-8 sin reclamación de tratado se retiene al 30%.
• Un W-9 que no ha pasado la validación incurre en una retención de respaldo del 24%; un W-9 validado es del 0%.
• Si no hay ningún formulario fiscal en archivo, su solicitud de pago no se puede generar: el pago queda bloqueado, no solo retenido.

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Obtener ayuda

Recursos del IRS

• Instrucciones W-9 (PDF)
• Instrucciones W-8BEN (PDF)
• Instrucciones W-8BEN-E (PDF)
• Tablas de Tratados Fiscales

Asesoramiento profesional

Se recomienda un profesional de impuestos

Si no está seguro de qué formulario usar o cómo reclamar beneficios del tratado, recomendamos consultar con un profesional de impuestos familiarizado con los requisitos fiscales internacionales de EE.UU.

¿Preguntas sobre formularios fiscales? Contacte a nuestro equipo de soporte.