Informations fiscales

Avant de pouvoir recevoir des paiements de redevances de LabelGrid, vous devez remplir le formulaire fiscal IRS approprie. Le formulaire dont vous avez besoin depend de votre lieu de residence et de votre statut (particulier ou entite commerciale).

---

Pourquoi les formulaires fiscaux sont requis

LabelGrid est tenu par l’Internal Revenue Service (IRS) americain de collecter les informations fiscales de tous les beneficiaires de paiements de redevances. Ces informations :

• Determinent votre taux de retenue a la source
• Assurent la conformite avec la reglementation fiscale americaine
• Permettent a LabelGrid de traiter vos paiements de redevances
• Peuvent reduire la retenue grace aux avantages des conventions fiscales

Remplissez votre formulaire fiscal pour recevoir vos paiements

Vous ne pouvez pas recevoir de paiements de redevances tant que votre formulaire fiscal n’est pas rempli et soumis. Veillez a completer cette etape tot pour eviter les retards de paiement.

---

Quel formulaire avez-vous besoin ?

Votre situation	Formulaire requis
Citoyen ou resident americain (particulier ou entreprise)	W-9
Particulier non americain (pas une entite commerciale)	W-8BEN
Entreprise ou organisation non americaine	W-8BEN-E

---

Acceder aux formulaires fiscaux

1. Cliquez sur votre icone de profil en haut a droite
2. Selectionnez My Account
3. Cliquez sur Personal & Business Details dans le menu lateral
4. Trouvez la section Tax Forms et cliquez pour remplir votre formulaire

---

Formulaire W-9 (personnes americaines)

Utilisez le formulaire W-9 si vous etes citoyen americain, resident americain ou une entite commerciale basee aux Etats-Unis.

Informations requises

Partie 1 : Informations du contribuable

Champ	Description
Name	Votre nom legal tel qu’il apparait sur votre declaration d’impots
Business name	Votre nom commercial ou nom d’usage si different (facultatif)
Federal tax classification	Selectionnez votre type d’entite (voir ci-dessous)
Exemptions	Code de beneficiaire exonere et code FATCA le cas echeant (facultatif)
Address	Votre adresse, ville, etat et code postal

Options de classification fiscale

• Individual/sole proprietor - Pour les particuliers ou les SARL unipersonnelles
• C Corporation - Pour les C Corps
• S Corporation - Pour les S Corps
• Partnership - Pour les societes de personnes
• Trust/estate - Pour les trusts ou successions
• Limited liability company (LLC) - Selectionnez la classification fiscale (C, S ou Partnership)

Partie 2 : Numero d’identification du contribuable (TIN)

Choisissez l’un :

• Social Security Number (SSN) - Pour les particuliers (format : XXX-XX-XXXX)
• Employer Identification Number (EIN) - Pour les entreprises (format : XX-XXXXXXX)

Votre TIN doit correspondre au nom de la ligne 1 du formulaire.

Partie 3 : Certification

• Confirmez que vous avez la capacite de signer pour le contribuable nomme
• Fournissez votre signature (dessinez dans le cadre de signature)
• Entrez la date de signature

---

Formulaire W-8BEN (particuliers non americains)

Utilisez le formulaire W-8BEN si vous etes un particulier qui n’est pas citoyen ou resident americain.

Informations requises

Partie 1 : Identification du beneficiaire effectif

Champ	Description
Name	Votre nom legal complet
Email	Adresse email de contact
Country of citizenship	Votre pays de citoyennete
Permanent residence address	Votre adresse legale (pas de boites postales)
Mailing address	Uniquement si differente de l’adresse permanente
U.S. TIN	Uniquement si vous avez un SSN ou ITIN americain (facultatif)
Foreign TIN	Numero fiscal de votre pays de residence (voir exigences de format par pays)
Date of birth	Votre date de naissance (format AAAA-MM-JJ)

Vous ne savez pas quel format utiliser ?

Consultez nos Formats de numéro fiscal par pays pour connaître le nom, la longueur et les règles de formatage du TIN de votre pays.

Un TIN étranger est-il requis ?

Un TIN étranger est requis, sauf si vous fournissez un TIN américain ou si votre pays figure sur la liste de l’IRS des juridictions qui n’émettent pas de TIN (actuellement l’Australie, les Bermudes, les Îles Vierges britanniques, les Îles Caïmans et le Japon). La plupart des pays — la France ou l’Espagne, par exemple — ne sont pas exemptés, donc saisissez votre numéro fiscal national comme TIN étranger (les résidents espagnols utilisent leur NIF ou NIE). Voir Formats de numéro fiscal par pays.

Partie 2 : Avantages des conventions fiscales (facultatif)

Si votre pays a une convention fiscale avec les Etats-Unis, vous pouvez etre eligible a des taux de retenue reduits.

Pour beneficier des avantages de la convention, fournissez :

• Country of residence - Doit avoir une convention fiscale avec les Etats-Unis
• Treaty article and paragraph - La disposition specifique de la convention que vous invoquez
• Withholding rate - Le taux reduit que vous reclamez (ex. : 10 %)
• Type of income - Generalement “Royalties”
• Reason - Expliquez pourquoi vous etes eligible aux avantages de la convention

Informations sur les conventions fiscales

Tous les pays n’ont pas de convention fiscale avec les États-Unis — si le vôtre n’en a pas, le taux de retenue standard de 30 % s’applique. Consultez les Tableaux des conventions fiscales de l’IRS pour les taux et articles de convention par pays.

Partie 3 : Certification

• Confirmez que vous avez la capacite de signer
• Entrez votre nom en caracteres d’imprimerie
• Fournissez votre signature (dessinez dans le cadre de signature)
• Entrez la date de signature

---

Formulaire W-8BEN-E (entites non americaines)

Utilisez le formulaire W-8BEN-E si vous etes une entreprise, organisation ou entite non americaine (pas un particulier).

Informations requises

Partie 1 : Identification du beneficiaire effectif

Champ	Description
Organization name	Nom legal de votre entite
Email	Adresse email de contact
Country of incorporation	Pays ou votre entite a ete legalement constituee
Disregarded entity	Nom de l’entite recevant le paiement, si different
Chapter 3 status	Votre type d’entite a des fins fiscales
Chapter 4 status	Votre statut FATCA (le cas echeant)
Permanent residence address	Adresse legale de l’entite (pas de boites postales)
Mailing address	Uniquement si differente de l’adresse permanente
U.S. TIN	Si votre entite possede un EIN americain
GIIN	Global Intermediary ID Number (si requis)
Foreign TIN	Numero fiscal du pays de constitution

Options de statut Chapter 3

Les types d’entites courants incluent :

• Corporation
• Partnership
• Simple trust
• Complex trust
• Private foundation
• Disregarded entity
• International organization
• Foreign government

Statut Chapter 4 (FATCA)

Selectionnez le statut FATCA approprie pour votre entite. Les options courantes incluent :

• Active NFFE (Non-Financial Foreign Entity)
• Passive NFFE
• Participating FFI
• Exempt beneficial owner

Partie 3 : Avantages des conventions fiscales (facultatif)

Comme pour le W-8BEN, les entites peuvent beneficier de taux de retenue reduits en vertu des conventions fiscales :

• Country - Pays de residence de l’entite
• Limitation on benefits - Comment vous etes eligible aux avantages de la convention
• Treaty article - La disposition specifique invoquee
• Withholding rate - Le taux reduit reclame
• Type of income - Generalement “Royalties”
• Reason - Pourquoi votre entite est eligible

Certifications supplementaires

Selon votre statut Chapter 4, vous devrez peut-etre certifier :

Active NFFE :

• Moins de 50 % des revenus bruts sont des revenus passifs
• Moins de 50 % des actifs produisent des revenus passifs

Passive NFFE :

• Confirmez si vous avez des proprietaires americains significatifs
• Fournissez les informations des proprietaires americains le cas echeant (nom, adresse, TIN)

Certification

• Confirmez que vous avez la capacite de signer pour l’entite
• Entrez votre titre (ex. : CEO, Directeur)
• Entrez votre nom en caracteres d’imprimerie
• Fournissez votre signature (dessinez dans le cadre de signature)
• Entrez la date de signature

---

Problemes courants et solutions

Erreur “Form not submitted”

Assurez-vous que tous les champs requis sont remplis :

• Tous les champs marques d’un asterisque (*) doivent etre completes
• Votre signature doit etre dessinee dans le cadre de signature
• La date doit etre au format AAAA-MM-JJ

La signature n’apparait pas

• Effacez le cadre de signature et reessayez
• Utilisez une souris ou un ecran tactile pour dessiner votre signature
• Assurez-vous que votre navigateur autorise le dessin sur canvas

Echec de validation du TIN

• Verifiez que votre SSN, EIN ou TIN etranger est saisi correctement
• Supprimez les tirets ou espaces si le systeme ne les accepte pas
• Vérifiez le format spécifique de votre pays dans la référence fiscale par pays
• Pour le W-9 : le TIN doit correspondre au nom de la ligne 1

Le taux de la convention fiscale ne s’applique pas

• Confirmez que votre pays a une convention fiscale avec les Etats-Unis
• Fournissez le bon article et paragraphe de la convention
• Expliquez pourquoi vous etes eligible dans le champ “reason”
• Saisissez le taux de retenue sous forme de pourcentage entier : tapez 10 pour 10 %, jamais 0.1.
• Il doit correspondre exactement au taux de la convention de votre pays, sinon vous verrez « Withholding rate does not match the treaty rate for the provided country ».
• Lorsque vous choisissez votre pays de convention, LabelGrid remplit automatiquement le taux (ainsi que l’article et la raison de la convention) à partir de la table des conventions ; conservez la valeur pré-remplie sauf si vous avez une raison de la modifier. Vous recevrez une invite vous demandant de la vérifier.
• Les taux supérieurs à 30 % sont rejetés.

---

Apres la soumission

Une fois votre formulaire fiscal soumis :

1. Confirmation de reception - Vous verrez une confirmation que votre formulaire a ete recu
2. Formulaire en dossier - Vos informations fiscales sont desormais stockees de maniere securisee
3. Validation - Après la soumission, vos informations fiscales sont enregistrées, puis votre TIN est validé. Il s’agit d’une vérification distincte qui n’est pas instantanée, de sorte qu’un formulaire peut être « soumis mais pas encore valide ». Les paiements de redevances ne sont activés qu’une fois la validation réussie.
4. Mises a jour - Si vos informations changent, soumettez un nouveau formulaire

Un TIN manquant bloque les paiements

Si vous ne fournissez ni TIN étranger ni TIN américain et que votre pays ne figure pas sur la liste de l’IRS des juridictions sans TIN étranger, le formulaire est rejeté pour TIN manquant, et les paiements restent suspendus jusqu’à ce que vous ajoutiez un TIN valide.

Validite du formulaire

Les formulaires fiscaux restent generalement valides trois ans a compter de la date de signature, ou jusqu’a ce que vos informations changent. LabelGrid vous informera lorsqu’un nouveau formulaire sera necessaire.

---

Mettre a jour vos informations fiscales

Si l’un des elements suivants change, soumettez un nouveau formulaire fiscal :

• Votre nom legal
• Votre adresse
• Votre pays de citoyennete ou de residence
• Votre classification fiscale ou type d’entite
• Votre TIN (SSN, EIN ou TIN etranger)

Pour mettre a jour, accedez simplement a la section des formulaires fiscaux et remplissez un nouveau formulaire. La nouvelle soumission remplacera votre formulaire precedent en dossier.

---

Taux de retenue a la source

Retenue par defaut

Si vous ne remplissez pas de formulaire fiscal ou ne reclamez pas les avantages d’une convention :

• Personnes americaines (W-9) : Soumises a une retenue de sauvegarde (actuellement 24 %)
• Personnes non americaines (W-8BEN/W-8BEN-E) : Soumises a une retenue de 30 % sur les revenus de source americaine

Taux reduits

Les avantages des conventions fiscales peuvent réduire ou éliminer la retenue. Consultez les Tableaux des conventions fiscales de l’IRS pour les taux par pays.

Un taux réduit nécessite une demande de convention valide, et le taux que vous saisissez doit correspondre à la table des conventions. En résumé, voici comment la retenue est appliquée :

• Un W-8 sans demande de convention est retenu à 30 %.
• Un W-9 qui n’a pas passé la validation entraîne une retenue de sauvegarde de 24 % ; un W-9 validé est à 0 %.
• Si aucun formulaire fiscal n’est en dossier, votre demande de paiement ne peut pas être générée : le paiement est bloqué, et pas seulement retenu.

---

Obtenir de l’aide

Ressources de l’IRS

• Instructions W-9 (PDF)
• Instructions W-8BEN (PDF)
• Instructions W-8BEN-E (PDF)
• Tables des conventions fiscales

Conseil professionnel

Professionnel fiscal recommande

Si vous ne savez pas quel formulaire utiliser ou comment beneficier des avantages d’une convention, nous vous recommandons de consulter un professionnel fiscal familier avec les exigences fiscales internationales americaines.

Des questions sur les formulaires fiscaux ? Contactez notre equipe support.