Informations fiscales

Avant de pouvoir recevoir des paiements de redevances de LabelGrid, vous devez remplir le formulaire fiscal IRS approprie. Le formulaire dont vous avez besoin dépend de votre lieu de résidence et de votre statut (particulier ou entité commerciale).

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Pourquoi les formulaires fiscaux sont requis

LabelGrid est tenu par l’Internal Revenue Service (IRS) américain de collecter les informations fiscales de tous les bénéficiaires de paiements de redevances. Ces informations :

• Déterminent votre taux de retenue a la source
• Assurent la conformité avec la réglementation fiscale américaine
• Permettent a LabelGrid de traiter vos paiements de redevances
• Peuvent réduire la retenue grâce aux avantages des conventions fiscales

Remplissez votre formulaire fiscal pour recevoir vos paiements

Vous ne pouvez pas recevoir de paiements de redevances tant que votre formulaire fiscal n’est pas rempli et soumis. Veillez a compléter cette étape tôt pour éviter les retards de paiement.

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Quel formulaire avez-vous besoin ?

Votre situation	Formulaire requis
Citoyen ou résident américain (particulier ou entreprise)	W-9
Particulier non américain (pas une entité commerciale)	W-8BEN
Entreprise ou organisation non américaine	W-8BEN-E

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Accéder aux formulaires fiscaux

1. Cliquez sur votre icône de profil en haut a droite
2. Sélectionnez My Account
3. Cliquez sur Personal & Business Details dans le menu latéral
4. Trouvez la carte US Tax Forms (W-9, W-8BEN ou W-8BEN-E, selon celui qui vous concerne) et cliquez pour remplir votre formulaire

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Formulaire W-9 (personnes américaines)

Utilisez le formulaire W-9 si vous êtes citoyen américain, résident américain ou une entité commerciale basée aux Etats-Unis.

Informations requises

Partie 1 : Informations du contribuable

Champ	Description
Name	Votre nom légal tel qu’il apparaît sur votre déclaration d’impots
Business name	Votre nom commercial ou nom d’usage si different (facultatif)
Federal tax classification	Sélectionnez votre type d’entite (voir ci-dessous)
Exemptions	Code de bénéficiaire exonere et code FATCA le cas échéant (facultatif)
Address	Votre adresse, ville, état et code postal

Options de classification fiscale

• Individual/sole proprietor - Pour les particuliers ou les SARL unipersonnelles
• C Corporation - Pour les C Corps
• S Corporation - Pour les S Corps
• Partnership - Pour les sociétés de personnes
• Trust/estate - Pour les trusts ou successions
• Limited liability company (LLC) - Sélectionnez la classification fiscale (C, S ou Partnership)

Partie 2 : Numéro d’identification du contribuable (TIN)

Choisissez l’un :

• Social Security Number (SSN) - Pour les particuliers (format : XXX-XX-XXXX)
• Employer Identification Number (EIN) - Pour les entreprises (format : XX-XXXXXXX)

Votre TIN doit correspondre au nom de la ligne 1 du formulaire.

Partie 3 : Certification

• Confirmez que vous avez la capacité de signer pour le contribuable nomme
• Fournissez votre signature (dessinez dans le cadre de signature)
• Entrez la date de signature

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Formulaire W-8BEN (particuliers non américains)

Utilisez le formulaire W-8BEN si vous êtes un particulier qui n’est pas citoyen ou résident américain.

Informations requises

Partie 1 : Identification du bénéficiaire effectif

Champ	Description
Name	Votre nom légal complet
Email	Adresse email de contact
Country of citizenship	Votre pays de citoyenneté
Permanent résidence address	Votre adresse légale (pas de boites postales)
Mailing address	Uniquement si différente de l’adresse permanente
U.S. TIN	Uniquement si vous avez un SSN ou ITIN américain (facultatif)
Foreign TIN	Numéro fiscal de votre pays de résidence (voir exigences de format par pays)
Date of birth	Votre date de naissance (format AAAA-MM-JJ)

Vous ne savez pas quel format utiliser ?

Consultez nos Formats de numéro fiscal par pays pour connaître le nom, la longueur et les règles de formatage du TIN de votre pays.

Un TIN étranger est-il requis ?

Un TIN étranger est requis, sauf si vous fournissez un TIN américain ou si votre pays figure sur la liste de l’IRS des juridictions qui n’émettent pas de TIN (actuellement l’Australie, les Bermudes, les Îles Vierges britanniques, les Îles Caïmans et le Japon). La plupart des pays — la France ou l’Espagne, par exemple — ne sont pas exemptés, donc saisissez votre numéro fiscal national comme TIN étranger (les résidents espagnols utilisent leur NIF ou NIE). Voir Formats de numéro fiscal par pays.

Partie 2 : Avantages des conventions fiscales (facultatif)

Si votre pays a une convention fiscale avec les Etats-Unis, vous pouvez être éligible a des taux de retenue réduits.

Pour bénéficier des avantages de la convention, fournissez :

• Country of résidence - Doit avoir une convention fiscale avec les Etats-Unis
• Treaty article and paragraph - La disposition spécifique de la convention que vous invoquez
• Withholding rate - Le taux réduit que vous réclamez (ex. : 10 %)
• Type of income - Généralement “Royalties”
• Reason - Expliquez pourquoi vous êtes éligible aux avantages de la convention

Informations sur les conventions fiscales

Tous les pays n’ont pas de convention fiscale avec les États-Unis — si le vôtre n’en a pas, le taux de retenue standard de 30 % s’applique. Consultez les Tableaux des conventions fiscales de l’IRS pour les taux et articles de convention par pays.

Partie 3 : Certification

• Confirmez que vous avez la capacité de signer
• Entrez votre nom en caractères d’imprimerie
• Fournissez votre signature (dessinez dans le cadre de signature)
• Entrez la date de signature

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Formulaire W-8BEN-E (entités non américaines)

Utilisez le formulaire W-8BEN-E si vous êtes une entreprise, organisation ou entité non américaine (pas un particulier).

Informations requises

Partie 1 : Identification du bénéficiaire effectif

Champ	Description
Organization name	Nom légal de votre entité
Email	Adresse email de contact
Country of incorporation	Pays ou votre entité a été légalement constituée
Disregarded entity	Nom de l’entite recevant le paiement, si different
Chapter 3 status	Votre type d’entite a des fins fiscales
Chapter 4 status	Votre statut FATCA (le cas échéant)
Permanent résidence address	Adresse légale de l’entite (pas de boites postales)
Mailing address	Uniquement si différente de l’adresse permanente
U.S. TIN	Si votre entité possede un EIN américain
GIIN	Global Intermediary ID Number (si requis)
Foreign TIN	Numéro fiscal du pays de constitution

Options de statut Chapter 3

Les types d’entites courants incluent :

• Corporation
• Partnership
• Simple trust
• Complex trust
• Private foundation
• Disregarded entity
• International organization
• Foreign government

Statut Chapter 4 (FATCA)

Sélectionnez le statut FATCA approprie pour votre entité. Les options courantes incluent :

• Active NFFE (Non-Financial Foreign Entity)
• Passive NFFE
• Participating FFI
• Exempt beneficial owner

Partie 3 : Avantages des conventions fiscales (facultatif)

Comme pour le W-8BEN, les entités peuvent bénéficier de taux de retenue réduits en vertu des conventions fiscales :

• Country - Pays de résidence de l’entite
• Limitation on benefits - Comment vous êtes éligible aux avantages de la convention
• Treaty article - La disposition spécifique invoquée
• Withholding rate - Le taux réduit reclame
• Type of income - Généralement “Royalties”
• Reason - Pourquoi votre entité est éligible

Certifications supplémentaires

Selon votre statut Chapter 4, vous devrez peut-être certifier :

Active NFFE :

• Moins de 50 % des revenus bruts sont des revenus passifs
• Moins de 50 % des actifs produisent des revenus passifs

Passive NFFE :

• Confirmez si vous avez des propriétaires américains significatifs
• Fournissez les informations des propriétaires américains le cas échéant (nom, adresse, TIN)

Certification

• Confirmez que vous avez la capacité de signer pour l’entite
• Entrez votre titre (ex. : CEO, Directeur)
• Entrez votre nom en caractères d’imprimerie
• Fournissez votre signature (dessinez dans le cadre de signature)
• Entrez la date de signature

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Problèmes courants et solutions

Erreur “Form not submitted”

Assurez-vous que tous les champs requis sont remplis :

• Tous les champs marques d’un astérisque (*) doivent être complètes
• Votre signature doit être dessinée dans le cadre de signature
• La date doit être au format AAAA-MM-JJ

La signature n’apparaît pas

• Effacez le cadre de signature et réessayez
• Utilisez une souris ou un écran tactile pour dessiner votre signature
• Assurez-vous que votre navigateur autorise le dessin sur canvas

Échec de validation du TIN

• Vérifiez que votre SSN, EIN ou TIN étranger est saisi correctement
• Supprimez les tirets ou espaces si le système ne les accepte pas
• Vérifiez le format spécifique de votre pays dans la référence fiscale par pays
• Pour le W-9 : le TIN doit correspondre au nom de la ligne 1

Le taux de la convention fiscale ne s’applique pas

• Confirmez que votre pays a une convention fiscale avec les Etats-Unis
• Fournissez le bon article et paragraphe de la convention
• Expliquez pourquoi vous êtes éligible dans le champ “reason”
• Saisissez le taux de retenue sous forme de pourcentage entier : tapez 10 pour 10 %, jamais 0.1.
• Il doit correspondre exactement au taux de la convention de votre pays, sinon vous verrez « Withholding rate does not match the treaty rate for the provided country ».
• Lorsque vous choisissez votre pays de convention, LabelGrid remplit automatiquement le taux (ainsi que l’article et la raison de la convention) à partir de la table des conventions ; conservez la valeur pré-remplie sauf si vous avez une raison de la modifier. Vous recevrez une invite vous demandant de la vérifier.
• Les taux supérieurs à 30 % sont rejetés.

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Après la soumission

Une fois votre formulaire fiscal soumis :

1. Confirmation de réception - Vous verrez une confirmation que votre formulaire a été reçu
2. Formulaire en dossier - Vos informations fiscales sont désormais stockées de maniere sécurisée
3. Validation - Après la soumission, vos informations fiscales sont enregistrées, puis votre TIN est validé. Il s’agit d’une vérification distincte qui n’est pas instantanée, de sorte qu’un formulaire peut être « soumis mais pas encore valide ». Les paiements de redevances ne sont activés qu’une fois la validation réussie.
4. Mises a jour - Si vos informations changent, soumettez un nouveau formulaire

Un TIN manquant bloque les paiements

Si vous ne fournissez ni TIN étranger ni TIN américain et que votre pays ne figure pas sur la liste de l’IRS des juridictions sans TIN étranger, le formulaire est rejeté pour TIN manquant, et les paiements restent suspendus jusqu’à ce que vous ajoutiez un TIN valide.

Validité du formulaire

Les formulaires fiscaux restent généralement valides trois ans a compter de la date de signature, ou jusqu’à ce que vos informations changent. LabelGrid vous informera lorsqu’un nouveau formulaire sera nécessaire.

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Mettre a jour vos informations fiscales

Si l’un des éléments suivants change, soumettez un nouveau formulaire fiscal :

• Votre nom légal
• Votre adresse
• Votre pays de citoyenneté ou de résidence
• Votre classification fiscale ou type d’entite
• Votre TIN (SSN, EIN ou TIN étranger)

Pour mettre a jour, accédez simplement a la section des formulaires fiscaux et remplissez un nouveau formulaire. La nouvelle soumission remplacera votre formulaire précédent en dossier.

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Taux de retenue a la source

Retenue par défaut

Si vous ne remplissez pas de formulaire fiscal ou ne réclamez pas les avantages d’une convention :

• Personnes américaines (W-9) : Soumises a une retenue de sauvegarde (actuellement 24 %)
• Personnes non américaines (W-8BEN/W-8BEN-E) : Soumises a une retenue de 30 % sur les revenus de source américaine

Taux réduits

Les avantages des conventions fiscales peuvent réduire ou éliminer la retenue. Consultez les Tableaux des conventions fiscales de l’IRS pour les taux par pays.

Un taux réduit nécessite une demande de convention valide, et le taux que vous saisissez doit correspondre à la table des conventions. En résumé, voici comment la retenue est appliquée :

• Un W-8 sans demande de convention est retenu à 30 %.
• Un W-9 qui n’a pas passé la validation entraîne une retenue de sauvegarde de 24 % ; un W-9 validé est à 0 %.
• Si aucun formulaire fiscal n’est en dossier, votre demande de paiement ne peut pas être générée : le paiement est bloqué, et pas seulement retenu.

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Obtenir de l’aide

Ressources de l’IRS

• Instructions W-9 (PDF)
• Instructions W-8BEN (PDF)
• Instructions W-8BEN-E (PDF)
• Tables des conventions fiscales

Conseil professionnel

Professionnel fiscal recommande

Si vous ne savez pas quel formulaire utiliser ou comment bénéficier des avantages d’une convention, nous vous recommandons de consulter un professionnel fiscal familier avec les exigences fiscales internationales américaines.

Des questions sur les formulaires fiscaux ? Contactez notre équipe support.