Accountverificatie
Accountverificatie beschermt jou en zorgt voor naleving van de financiële regelgeving. In deze handleiding leggen we het verificatieproces en de vereisten uit.
Waarom verificatie verplicht is
Section titled “Waarom verificatie verplicht is”Naleving van regelgeving
Section titled “Naleving van regelgeving”De financiële regelgeving verplicht ons het volgende te verifiëren:
- Je identiteit (Know Your Customer / KYC)
- Je recht om betalingen te ontvangen
- De rechtmatigheid van je bedrijf (voor bedrijven)
- Je belastingstatus voor de juiste rapportage
Voordelen van verificatie
Section titled “Voordelen van verificatie”| Voordeel | Beschrijving |
|---|---|
| Betalingen ontvangen | Vereist voor uitbetalingen |
| Hogere limieten | Toegang tot alle functies van het platform |
| Accountbeveiliging | Bewijst dat het account van jou is |
| Vertrouwen op het platform | Geverifieerde accounts zijn geloofwaardiger |
De 3 verificatiestappen
Section titled “De 3 verificatiestappen”Om de verificatie af te ronden en betalingen te ontvangen, doorloop je drie hoofdstappen:
| Stap | Wat je aanlevert | Doel |
|---|---|---|
| 1. Persoonlijke/zakelijke gegevens | Je persoonlijke gegevens (en bedrijfsgegevens indien van toepassing) | De basis voor je identiteit |
| 2. Amerikaanse belastingformulieren | W-9, W-8BEN of W-8BEN-E, afhankelijk van je status | Naleving van de belastingregels |
| 3. Identiteitsverificatie (KYC) | Identiteitsbewijs en selfie via Onfido/Entrust | Bevestigen dat je bent wie je zegt te zijn |
Verificatie openen
Section titled “Verificatie openen”Ga naar Profiel > Account (of /user/profile/account) om deze stappen af te ronden.
Stap 1: Persoonlijke en zakelijke gegevens
Section titled “Stap 1: Persoonlijke en zakelijke gegevens”Voor particulieren
Section titled “Voor particulieren”Vul je persoonlijke gegevens in:
- Wettelijke voor- en achternaam
- Geboortedatum
- Land van verblijf
- Volledig adres
- Telefoonnummer
Voor bedrijven
Section titled “Voor bedrijven”Werk je als bedrijf of label? Vul dan ook in:
- Naam van het bedrijf of label
- Inschrijvingsnummer van het bedrijf
- Bedrijfsadres (als dat afwijkt van je persoonlijke adres)
- Bedrijfstype (bv, nv, enzovoort)
Stap 2: Amerikaanse belastingformulieren
Section titled “Stap 2: Amerikaanse belastingformulieren”De Amerikaanse belastingregels verplichten ons om belastinggegevens te verzamelen van iedereen die we uitbetalen. Het formulier dat je nodig hebt, hangt af van je status:
Welk belastingformulier heb je nodig?
Section titled “Welk belastingformulier heb je nodig?”| Je status | Vereist formulier | Beschrijving |
|---|---|---|
| Amerikaans persoon (particulier) | W-9 | Amerikaanse staatsburgers, ingezetenen of greencardhouders |
| Amerikaans persoon (bedrijf) | W-9 | Amerikaanse bedrijven, llc’s, corporations |
| Niet-Amerikaanse particulier | W-8BEN | Buitenlandse particulieren (geen Amerikaanse staatsburgers of ingezetenen) |
| Niet-Amerikaans bedrijf | W-8BEN-E | Buitenlandse bedrijven en entiteiten |
W-9 (Amerikaanse personen)
Section titled “W-9 (Amerikaanse personen)”Ben je Amerikaans staatsburger, ingezetene of greencardhouder (of een Amerikaans bedrijf)? Vul dan het W-9-formulier in met:
- Wettelijke naam (particulier of bedrijf)
- Fiscaal identificatienummer (SSN of EIN)
- Adres
- Fiscale classificatie
W-8BEN (Niet-Amerikaanse particulieren)
Section titled “W-8BEN (Niet-Amerikaanse particulieren)”Ben je een buitenlandse particulier (geen Amerikaans staatsburger of ingezetene)? Vul dan het W-8BEN-formulier in met:
- Wettelijke naam
- Land van staatsburgerschap
- Buitenlands fiscaal identificatienummer (indien van toepassing)
- Aanspraak op belastingverdragsvoordelen (indien van toepassing)
- Vast adres en postadres
W-8BEN-E (Niet-Amerikaanse bedrijven)
Section titled “W-8BEN-E (Niet-Amerikaanse bedrijven)”Is je bedrijf buiten de VS opgericht? Vul dan het W-8BEN-E-formulier in met:
- Naam van de organisatie en land van oprichting
- Status onder Chapter 3 en Chapter 4
- Fiscale identificatienummers
- Verdragsvoordelen (indien van toepassing)
- Gegevens van de bevoegde ondertekenaar
Stap 3: Identiteitsverificatie (KYC)
Section titled “Stap 3: Identiteitsverificatie (KYC)”De identiteitsverificatie verloopt via onze veilige partner Onfido (powered by Entrust). Hiermee bevestig je dat je bent wie je zegt te zijn.
Het KYC-proces
Section titled “Het KYC-proces”- Leg je documenten klaar - Houd je geldige identiteitsbewijs bij de hand
- Start de verificatie - Klik op de verificatieknop in je account
- Upload je identiteitsbewijs - Maak een foto van je identiteitsbewijs
- Maak een selfie - Maak een live foto of video van jezelf
- Wacht op de verwerking - De verificatie is meestal binnen enkele minuten klaar
Geaccepteerde identiteitsbewijzen
Section titled “Geaccepteerde identiteitsbewijzen”- Paspoort
- Rijbewijs
- Nationale identiteitskaart
Voor een geslaagde verificatie
Section titled “Voor een geslaagde verificatie”✅ Doen:
- Zorg voor goed licht
- Zorg dat het document plat ligt en alle hoeken zichtbaar zijn
- Laat de naam op je identiteitsbewijs overeenkomen met die op je account
- Volg de instructies op het scherm
❌ Niet doen:
- Wazige of donkere foto’s insturen
- Verlopen documenten gebruiken
- Een deel van het document afdekken
Richtlijnen voor documenten
Section titled “Richtlijnen voor documenten”Fotokwaliteit
Section titled “Fotokwaliteit”Voor een geslaagde verificatie:
✅ Doen:
- Zorg voor goed licht
- Zorg dat het document plat ligt
- Leg alle hoeken vast
- Maak de tekst leesbaar
❌ Niet doen:
- Wazige foto’s insturen
- Belangrijke informatie wegsnijden
- Een flits gebruiken die schittering veroorzaakt
- Verlopen documenten insturen
Bestandsformaten
Section titled “Bestandsformaten”| Geaccepteerd | Niet geaccepteerd |
|---|---|
| JPG/JPEG | Word-documenten |
| PNG | Spreadsheets |
| Beschadigde bestanden |
Bestandsgrootte
Section titled “Bestandsgrootte”- Minimaal: 100 KB
- Maximaal: 10 MB
- Resolutie: minimaal 300 dpi aanbevolen
Veelvoorkomende verificatieproblemen
Section titled “Veelvoorkomende verificatieproblemen”Document afgewezen
Section titled “Document afgewezen”| Reden | Oplossing |
|---|---|
| Wazige foto | Maak een nieuwe foto met beter licht |
| Verlopen document | Stuur een geldig document in |
| Gegevens komen niet overeen | Zorg dat de naam exact overeenkomt |
| Ontbrekende hoeken | Leg het hele document vast |
| Verkeerd documenttype | Stuur een geaccepteerd documenttype in |
Naam komt niet overeen
Section titled “Naam komt niet overeen”Komt de naam op je identiteitsbewijs niet overeen met die op je account?
- Wettelijke naamswijziging: lever een rechterlijke uitspraak of huwelijksakte aan
- Bijnaam of artiestennaam: gebruik je wettelijke naam voor de verificatie
- Spelfout: neem contact op met de support om dit te corrigeren
Adresproblemen
Section titled “Adresproblemen”Mislukt de adresverificatie?
- Zorg dat het document recent is (niet ouder dan 3 maanden)
- Het adres moet overeenkomen met wat je hebt ingevuld
- Postbusadressen worden mogelijk niet geaccepteerd
Het goedkeuringsproces
Section titled “Het goedkeuringsproces”Nadat je je verificatiegegevens hebt ingediend, verwerkt ons systeem deze via een goedkeuringsproces.
Verificatiestatussen
Section titled “Verificatiestatussen”| Status | Betekenis | Wat je kunt doen |
|---|---|---|
| Concept | Je bent nog bezig met invullen | Vul alle vereiste velden in |
| Goedgekeurd | De verificatie is afgerond en geaccepteerd | Je kunt nu betalingen ontvangen |
| In beoordeling | In afwachting van een handmatige beoordeling door ons team | Wacht op de verwerking |
| Wijziging vereist | We hebben nodig dat je iets aanpast | Bekijk je meldingen en los het probleem op |
| Afgewezen | De verificatie is geweigerd | Neem contact op met de support voor hulp |
Hoe de goedkeuring werkt
Section titled “Hoe de goedkeuring werkt”- Automatische controles - Ons systeem voert een eerste controle uit op de gegevens die je hebt ingediend
- Automatische goedkeuring - Als alles door de geautomatiseerde controles komt, wordt je account automatisch goedgekeurd
- Handmatige beoordeling - Worden er problemen gevonden, dan gaat je profiel naar ons team voor beoordeling
- Beslissing - We keuren goed, vragen om een wijziging, of (zelden) wijzen af
Als er een wijziging vereist is
Section titled “Als er een wijziging vereist is”Als we nodig hebben dat je iets aanpast:
- Je ontvangt een melding (per e-mail en in de app)
- Log in op je account en ga naar Profiel > Account
- Bekijk het specifieke probleem dat is aangegeven
- Voer de nodige correcties door
- Dien opnieuw in ter beoordeling
Veelvoorkomende redenen voor een wijziging: namen die niet overeenkomen, onduidelijke documenten, ontbrekende gegevens of fouten in het belastingformulier.
Verwerkingstijd van de verificatie
Section titled “Verwerkingstijd van de verificatie”Hoelang het duurt
Section titled “Hoelang het duurt”| Fase | Tijdsduur |
|---|---|
| Document indienen | Direct |
| Automatische verwerking | Meestal meteen |
| Handmatige beoordeling | 1-3 werkdagen (indien nodig) |
| Melding van goedkeuring | E-mail verzonden zodra het klaar is |
Statusupdates
Section titled “Statusupdates”Controleer je verificatiestatus via:
- De pagina Profiel > Account
- E-mailmeldingen
- Meldingen op je dashboard
Als de verificatie vertraging oploopt
Section titled “Als de verificatie vertraging oploopt”- Kijk of er berichten zijn waarin om extra informatie wordt gevraagd
- Controleer of alle documenten zijn ingediend
- Neem na 7 werkdagen contact op met de support
Je verificatie behouden
Section titled “Je verificatie behouden”Wanneer een nieuwe verificatie nodig is
Section titled “Wanneer een nieuwe verificatie nodig is”Soms moet je je opnieuw verifiëren, bijvoorbeeld als:
- Documenten verlopen
- Je van land verandert
- Je gegevens ingrijpend wijzigen
- De regelgeving verandert
Je gegevens actueel houden
Section titled “Je gegevens actueel houden”Werk je account bij wanneer:
- Je naar een nieuw adres verhuist
- Je naam wettelijk wijzigt
- De structuur van je bedrijf verandert
Privacy en beveiliging
Section titled “Privacy en beveiliging”Hoe we je gegevens beschermen
Section titled “Hoe we je gegevens beschermen”- Versleutelde opslag van documenten
- Beperkte toegang (alleen het complianceteam)
- Verwijderd na de verificatie (waar dit is toegestaan)
- Nooit gedeeld met derden
Je rechten
Section titled “Je rechten”- Een kopie van je opgeslagen documenten opvragen
- Verwijdering aanvragen (binnen de wettelijke grenzen)
- Weten hoe je gegevens worden gebruikt
- Onjuiste gegevens laten corrigeren
Regionale vereisten
Section titled “Regionale vereisten”Verenigde Staten
Section titled “Verenigde Staten”- Een Social Security Number kan vereist zijn
- W-9-formulier voor belastingdoeleinden
- Specifieke vereisten per staat zijn mogelijk
Europese Unie
Section titled “Europese Unie”- Naleving van de AVG
- EU-identiteitsbewijzen geaccepteerd
- Btw-nummer voor bedrijven
Verenigd Koninkrijk
Section titled “Verenigd Koninkrijk”- Britse identiteitsbewijzen geaccepteerd
- Specifieke vereisten na de Brexit
- Inschrijving bij Companies House voor bedrijven
Overige regio’s
Section titled “Overige regio’s”De vereisten verschillen per land. Neem contact op met de support voor specifiek advies.
Problemen oplossen
Section titled “Problemen oplossen”De verificatie lukt niet
Section titled “De verificatie lukt niet”- Bekijk de documentvereisten nog eens
- Probeer een ander documenttype
- Zorg dat je gegevens exact overeenkomen
- Neem contact op met de support en beschrijf het probleem
De verificatie blijft hangen in de beoordeling
Section titled “De verificatie blijft hangen in de beoordeling”- Kijk of er berichten of e-mails zijn
- Geef de verwerking de volledige tijd
- Dien de gevraagde aanvullende documenten in
- Neem contact op met de support als het langer dan 7 dagen duurt
Account beperkt vanwege de verificatie
Section titled “Account beperkt vanwege de verificatie”- Rond de vereiste verificatiestappen af
- Dien eventueel ontbrekende documenten in
- De beperkingen worden opgeheven zodra je bent goedgekeurd
Veelgestelde vragen
Section titled “Veelgestelde vragen””Waarom hebben jullie mijn identiteitsbewijs nodig?”
Section titled “”Waarom hebben jullie mijn identiteitsbewijs nodig?””De financiële regelgeving verplicht ons om de identiteit te verifiëren van de mensen die we uitbetalen. Dit beschermt tegen fraude en witwassen.
”Zijn mijn gegevens veilig?”
Section titled “”Zijn mijn gegevens veilig?””Ja. We gebruiken versleuteling, beperken de toegang en volgen de regelgeving rond gegevensbescherming. Zie ons privacybeleid voor de details.
”Mag ik een artiestennaam gebruiken?”
Section titled “”Mag ik een artiestennaam gebruiken?””Gebruik voor de verificatie je wettelijke naam. Je artiesten- of podiumnaam mag losstaan van de naam van de accounthouder.
”Wat als ik de vereiste documenten niet heb?”
Section titled “”Wat als ik de vereiste documenten niet heb?””Neem contact op met de support om alternatieven te bespreken. Afhankelijk van je land kunnen we met verschillende documenttypen werken.
Hulp nodig?
Section titled “Hulp nodig?”Loop je vast bij de verificatie? Neem contact op met ons supportteam met de details van het probleem.
Gebruik je LabelGrid nog niet?
Alles wat je net hebt gelezen, kun je gebruiken op ons platform.
Ontdek wat LabelGrid kan →