Belastinggegevens

Voordat je royaltybetalingen van LabelGrid kunt ontvangen, moet je het juiste IRS-belastingformulier invullen. Welk formulier je nodig hebt, hangt af van je locatie en of je een particulier bent of een zakelijke entiteit.

---

Waarom belastingformulieren verplicht zijn

De Amerikaanse Internal Revenue Service (IRS) verplicht LabelGrid om belastinggegevens te verzamelen van iedereen die royaltybetalingen ontvangt. Deze gegevens:

• Bepalen het tarief waartegen belasting wordt ingehouden
• Zorgen voor naleving van de Amerikaanse belastingregels
• Stellen LabelGrid in staat je royaltybetalingen te verwerken
• Kunnen de inhouding verlagen via belastingverdragsvoordelen

Vul je belastingformulier in om betalingen te ontvangen

Je kunt geen royaltybetalingen ontvangen voordat je belastingformulier is ingevuld en ingediend. Rond deze stap op tijd af om vertraging in je betalingen te voorkomen.

---

Welk formulier heb je nodig?

Je situatie	Vereist formulier
Amerikaans staatsburger of ingezetene (particulier of bedrijf)	W-9
Niet-Amerikaanse particulier (geen zakelijke entiteit)	W-8BEN
Niet-Amerikaans bedrijf of organisatie	W-8BEN-E

---

Belastingformulieren openen

1. Klik op je profielpictogram rechtsboven
2. Kies Mijn account
3. Klik op Persoonlijke en zakelijke gegevens in de zijbalk
4. Zoek de kaart Belastingformulieren en klik om je formulier in te vullen

---

Formulier W-9 (Amerikaanse personen)

Gebruik formulier W-9 als je Amerikaans staatsburger of ingezetene bent, of een in de VS gevestigde zakelijke entiteit.

Vereiste gegevens

Deel 1: Gegevens van de belastingplichtige

Veld	Beschrijving
Naam	Je wettelijke naam zoals vermeld op je belastingaangifte
Bedrijfsnaam	Je bedrijfs- of handelsnaam als die afwijkt van het bovenstaande (optioneel)
Federale fiscale classificatie	Kies je entiteitstype (zie hieronder)
Vrijstellingen	Code voor vrijgestelde ontvanger en FATCA-code indien van toepassing (optioneel)
Adres	Je straatadres, plaats, staat en postcode

Opties voor fiscale classificatie

• Particulier/eenmanszaak - Voor particulieren of llc’s met één lid
• C Corporation - Voor C Corps
• S Corporation - Voor S Corps
• Partnership - Voor partnerships
• Trust/nalatenschap - Voor trusts of nalatenschappen
• Limited liability company (LLC) - Kies de fiscale classificatie (C, S of Partnership)

Deel 2: Fiscaal identificatienummer (TIN)

Kies één optie:

• Social Security Number (SSN) - Voor particulieren (formaat: XXX-XX-XXXX)
• Employer Identification Number (EIN) - Voor bedrijven (formaat: XX-XXXXXXX)

Je TIN moet overeenkomen met de naam op regel 1 van het formulier.

Deel 3: Verklaring

• Bevestig dat je bevoegd bent om namens de genoemde belastingplichtige te tekenen
• Plaats je handtekening (teken in het handtekeningvak)
• Vul de datum van ondertekening in

---

Formulier W-8BEN (Niet-Amerikaanse particulieren)

Gebruik formulier W-8BEN als je een particulier bent die geen Amerikaans staatsburger of ingezetene is.

Vereiste gegevens

Deel 1: Identificatie van de uiteindelijk gerechtigde

Veld	Beschrijving
Naam	Je volledige wettelijke naam
E-mail	Je e-mailadres voor contact
Land van staatsburgerschap	Je land van staatsburgerschap
Vast woonadres	Je wettelijke adres (geen postbussen)
Postadres	Alleen als dit afwijkt van je vaste adres
Amerikaanse TIN	Alleen als je een Amerikaanse SSN of ITIN hebt (optioneel)
Buitenlandse TIN	Belasting-ID van je land van verblijf (zie formaatvereisten per land)
Geboortedatum	Je geboortedatum (formaat JJJJ-MM-DD)

Weet je niet welk formaat je moet gebruiken?

Bekijk onze Belasting-ID-formaten per land voor de naam, lengte en opmaakregels van de TIN in jouw land.

Is een buitenlandse TIN vereist?

Een buitenlandse TIN is vereist, tenzij je een Amerikaanse TIN opgeeft of je land op de IRS-lijst staat van rechtsgebieden die geen TIN’s uitgeven (op dit moment Australië, Bermuda, de Britse Maagdeneilanden, de Kaaimaneilanden en Japan). De meeste landen, zoals Spanje, zijn niet vrijgesteld. Vul dan je nationale belastingnummer in als buitenlandse TIN (inwoners van Spanje gebruiken hun NIF of NIE). Zie Belasting-ID-formaten per land.

Deel 2: Belastingverdragsvoordelen (optioneel)

Heeft jouw land een belastingverdrag met de Verenigde Staten? Dan kom je mogelijk in aanmerking voor een verlaagd inhoudingstarief.

Om aanspraak te maken op verdragsvoordelen, geef je op:

• Land van verblijf - Moet een belastingverdrag met de VS hebben
• Verdragsartikel en -lid - De specifieke verdragsbepaling waarop je je beroept
• Inhoudingstarief - Het verlaagde tarief waarop je aanspraak maakt (bv. 10%)
• Soort inkomen - Meestal “Royalty’s”
• Reden - Leg uit waarom je in aanmerking komt voor verdragsvoordelen

Informatie over belastingverdragen

Niet elk land heeft een belastingverdrag met de VS. Heeft jouw land er geen, dan geldt de standaardinhouding van 30%. Zie de IRS-belastingverdragstabellen voor de tarieven en verdragsartikelen per land.

Deel 3: Verklaring

• Bevestig dat je bevoegd bent om te tekenen
• Vul je naam in blokletters in
• Plaats je handtekening (teken in het handtekeningvak)
• Vul de datum van ondertekening in

---

Formulier W-8BEN-E (Niet-Amerikaanse entiteiten)

Gebruik formulier W-8BEN-E als je een niet-Amerikaans bedrijf, een organisatie of een entiteit bent (geen particulier).

Vereiste gegevens

Deel 1: Identificatie van de uiteindelijk gerechtigde

Veld	Beschrijving
Naam van de organisatie	De wettelijke naam van je entiteit
E-mail	Je e-mailadres voor contact
Land van oprichting	Waar je entiteit juridisch is opgericht
Disregarded entity	Naam van de entiteit die de betaling ontvangt, indien afwijkend
Status onder Chapter 3	Je entiteitstype voor belastingdoeleinden
Status onder Chapter 4	Je FATCA-status (indien van toepassing)
Vast woonadres	Het wettelijke adres van de entiteit (geen postbussen)
Postadres	Alleen als dit afwijkt van het vaste adres
Amerikaanse TIN	Als je entiteit een Amerikaanse EIN heeft
GIIN	Global Intermediary ID Number (indien vereist)
Buitenlandse TIN	Belasting-ID van het land van oprichting

Opties voor de status onder Chapter 3

Veelvoorkomende entiteitstypen zijn:

• Corporation
• Partnership
• Simple trust
• Complex trust
• Private foundation
• Disregarded entity
• Internationale organisatie
• Buitenlandse overheid

Status onder Chapter 4 (FATCA)

Kies de juiste FATCA-status voor je entiteit. Veelvoorkomende opties zijn:

• Active NFFE (Non-Financial Foreign Entity)
• Passive NFFE
• Participating FFI
• Exempt beneficial owner

Deel 3: Belastingverdragsvoordelen (optioneel)

Net als bij W-8BEN kunnen entiteiten aanspraak maken op een verlaagd inhoudingstarief op grond van belastingverdragen:

• Land - Het land van verblijf van de entiteit
• Limitation on benefits - Hoe je in aanmerking komt voor verdragsvoordelen
• Verdragsartikel - De specifieke bepaling waarop je je beroept
• Inhoudingstarief - Het verlaagde tarief waarop je aanspraak maakt
• Soort inkomen - Meestal “Royalty’s”
• Reden - Waarom je entiteit in aanmerking komt

Aanvullende verklaringen

Afhankelijk van je status onder Chapter 4 moet je mogelijk het volgende verklaren:

Active NFFE:

• Minder dan 50% van het bruto-inkomen is passief inkomen
• Minder dan 50% van de activa levert passief inkomen op

Passive NFFE:

• Bevestig of je substantiële Amerikaanse eigenaren hebt
• Geef gegevens van Amerikaanse eigenaren op indien van toepassing (naam, adres, TIN)

Verklaring

• Bevestig dat je bevoegd bent om namens de entiteit te tekenen
• Vul je functie in (bv. CEO, directeur)
• Vul je naam in blokletters in
• Plaats je handtekening (teken in het handtekeningvak)
• Vul de datum van ondertekening in

---

Veelvoorkomende problemen en oplossingen

Foutmelding “Formulier niet ingediend”

Zorg dat alle vereiste velden zijn ingevuld:

• Alle velden met een sterretje (*) moeten zijn ingevuld
• Je handtekening moet in het handtekeningvak zijn getekend
• De datum moet het formaat JJJJ-MM-DD hebben

Handtekening verschijnt niet

• Wis het handtekeningvak en probeer het opnieuw
• Gebruik een muis of touchscreen om je handtekening te tekenen
• Zorg dat je browser tekenen op een canvas toestaat

TIN-validatie mislukt

• Controleer of je SSN, EIN of buitenlandse TIN correct is ingevuld
• Verwijder alle streepjes, punten of spaties; voer alleen cijfers en letters in
• Controleer het specifieke formaat voor jouw land in de belasting-ID-referentie per land
• Voor W-9: de TIN moet overeenkomen met de naam op regel 1

Verdragstarief wordt niet toegepast

• Bevestig dat jouw land een belastingverdrag met de VS heeft
• Geef het juiste verdragsartikel en -lid op
• Leg in het veld “reden” uit waarom je in aanmerking komt
• Voer het inhoudingstarief in als een heel percentage: typ 10 voor 10%, nooit 0.1.
• Het moet exact overeenkomen met het verdragstarief van jouw land, anders krijg je de melding “Het inhoudingstarief komt niet overeen met het verdragstarief voor het opgegeven land”.
• Wanneer je je verdragsland kiest, vult LabelGrid het tarief automatisch in (samen met het verdragsartikel en de reden) op basis van de verdragstabel. Houd de automatisch ingevulde waarde aan, tenzij je een reden hebt om die te wijzigen. Je krijgt een melding waarin we je vragen die te controleren.
• Tarieven boven 30% worden geweigerd.

---

Na het indienen

Zodra je je belastingformulier indient:

1. Bevestiging bekijken - Je ziet een bevestiging dat je formulier is ontvangen
2. Formulier in dossier - Je belastinggegevens worden nu veilig bewaard
3. Validatie - Na het indienen worden je belastinggegevens opgeslagen en wordt vervolgens je TIN gevalideerd. Dit is een aparte controle en gebeurt niet meteen, dus een formulier kan “ingediend, maar nog niet geldig” zijn. Royaltybetalingen worden pas mogelijk zodra de validatie slaagt.
4. Updates - Wijzigen je gegevens? Dien dan een nieuw formulier in

Een ontbrekende TIN houdt betalingen tegen

Geef je geen buitenlandse TIN en geen Amerikaanse TIN op, en staat je land niet op de IRS-lijst van landen die geen buitenlandse TIN vereisen? Dan wordt je formulier afgewezen wegens een ontbrekende TIN, en blijven betalingen geblokkeerd totdat je een geldige TIN toevoegt.

Geldigheid van het formulier

Belastingformulieren blijven doorgaans drie jaar geldig vanaf de datum van ondertekening, of totdat je gegevens wijzigen. LabelGrid laat je weten wanneer een nieuw formulier nodig is.

---

Je belastinggegevens bijwerken

Dien een nieuw belastingformulier in als een van de volgende zaken wijzigt:

• Je wettelijke naam
• Je adres
• Je land van staatsburgerschap of verblijf
• Je fiscale classificatie of entiteitstype
• Je TIN (SSN, EIN of buitenlandse TIN)

Om bij te werken, ga je naar het onderdeel met de belastingformulieren en vul je een nieuw formulier in. De nieuwe inzending vervangt je vorige formulier in het dossier.

---

Tarieven voor belastinginhouding

Standaardinhouding

Als je geen belastingformulier invult of geen aanspraak maakt op verdragsvoordelen:

• Amerikaanse personen (W-9): onderworpen aan backup withholding (op dit moment 24%)
• Niet-Amerikaanse personen (W-8BEN/W-8BEN-E): onderworpen aan 30% inhouding op inkomen uit Amerikaanse bron

Verlaagde tarieven

Belastingverdragsvoordelen kunnen de inhouding verlagen of helemaal opheffen. Zie de IRS-belastingverdragstabellen voor de tarieven per land.

Een verlaagd tarief vereist een geldige verdragsaanspraak, en het tarief dat je invult, moet overeenkomen met de verdragstabel. Samengevat wordt de inhouding zo toegepast:

• Een W-8 zonder verdragsaanspraak wordt ingehouden tegen 30%.
• Een W-9 die de validatie niet heeft doorstaan, krijgt 24% backup withholding; een gevalideerde W-9 is 0%.
• Staat er helemaal geen belastingformulier in je dossier? Dan kan je betalingsverzoek niet worden aangemaakt: de betaling wordt geblokkeerd, niet alleen ingehouden.

---

Hulp krijgen

IRS-bronnen

• W-9-instructies (pdf)
• W-8BEN-instructies (pdf)
• W-8BEN-E-instructies (pdf)
• Belastingverdragstabellen

Professioneel advies

Belastingadviseur aanbevolen

Twijfel je welk formulier je moet gebruiken of hoe je aanspraak maakt op verdragsvoordelen? Dan raden we je aan een belastingadviseur te raadplegen die bekend is met de Amerikaanse internationale belastingregels.

Vragen over belastingformulieren? Neem contact op met ons supportteam.