Informações fiscais

Antes de receber pagamentos de royalties da LabelGrid, você precisa preencher o formulário fiscal do IRS adequado. O formulário necessário depende da sua localização e de você ser pessoa física ou uma entidade empresarial.

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Por que os formulários fiscais são exigidos

O Internal Revenue Service (IRS) dos EUA exige que a LabelGrid colete informações fiscais de todos os destinatários de pagamentos de royalties. Essas informações:

• Determinam sua alíquota de retenção de imposto
• Garantem a conformidade com as regulamentações fiscais dos EUA
• Permitem que a LabelGrid processe seus pagamentos de royalties
• Podem reduzir a retenção por meio de benefícios de acordos tributários

Preencha seu formulário fiscal para receber pagamentos

Você não pode receber pagamentos de royalties enquanto seu formulário fiscal não for preenchido e enviado. Conclua esta etapa o quanto antes para evitar atrasos nos pagamentos.

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Qual formulário você precisa?

Sua situação	Formulário exigido
Cidadão ou residente dos EUA (pessoa física ou empresa)	W-9
Pessoa física de fora dos EUA (não é uma entidade empresarial)	W-8BEN
Empresa ou organização de fora dos EUA	W-8BEN-E

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Como acessar os formulários fiscais

1. Clique no ícone de perfil no canto superior direito
2. Selecione Minha conta
3. Clique em Dados pessoais e empresariais na barra lateral
4. Localize o cartão Formulários fiscais e clique para preencher seu formulário

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Formulário W-9 (pessoas dos EUA)

Use o Formulário W-9 se você for cidadão dos EUA, residente nos EUA ou uma entidade empresarial sediada nos EUA.

Informações exigidas

Parte 1: Informações do contribuinte

Campo	Descrição
Nome	Seu nome legal, conforme consta na sua declaração de imposto de renda
Nome da empresa	O nome da sua empresa ou nome fantasia, se for diferente do anterior (opcional)
Classificação fiscal federal	Selecione o tipo de entidade (veja abaixo)
Isenções	Código de beneficiário isento e código FATCA, se aplicável (opcional)
Endereço	Seu endereço, cidade, estado e CEP

Opções de classificação fiscal

• Pessoa física/empresário individual - Para pessoas físicas ou LLCs de membro único
• C Corporation - Para C Corps
• S Corporation - Para S Corps
• Sociedade (Partnership) - Para sociedades
• Trust/espólio - Para trusts ou espólios
• Sociedade de responsabilidade limitada (LLC) - Selecione a classificação fiscal (C, S ou Partnership)

Parte 2: Número de identificação do contribuinte (TIN)

Escolha uma:

• Social Security Number (SSN) - Para pessoas físicas (formato: XXX-XX-XXXX)
• Employer Identification Number (EIN) - Para empresas (formato: XX-XXXXXXX)

Seu TIN precisa corresponder ao nome informado na linha 1 do formulário.

Parte 3: Certificação

• Confirme que você tem autoridade para assinar em nome do contribuinte indicado
• Forneça sua assinatura (desenhe no campo de assinatura)
• Informe a data da assinatura

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Formulário W-8BEN (pessoas físicas de fora dos EUA)

Use o Formulário W-8BEN se você for uma pessoa física que não é cidadã nem residente dos EUA.

Informações exigidas

Parte 1: Identificação do beneficiário efetivo

Campo	Descrição
Nome	Seu nome legal completo
E-mail	Endereço de e-mail de contato
País de cidadania	Seu país de cidadania
Endereço de residência permanente	Seu endereço legal (sem caixas postais)
Endereço de correspondência	Apenas se for diferente do endereço permanente
TIN dos EUA	Apenas se você tiver um SSN ou ITIN dos EUA (opcional)
TIN estrangeiro	Identificação fiscal do seu país de residência (veja os requisitos de formato por país)
Data de nascimento	Sua data de nascimento (formato AAAA-MM-DD)

Não sabe qual formato usar?

Consulte nossa página Formatos de identificação fiscal por país para conferir o nome, o tamanho e as regras de formatação do TIN do seu país.

O TIN estrangeiro é obrigatório?

Um TIN estrangeiro é obrigatório, a menos que você forneça um TIN dos EUA ou que seu país esteja na lista do IRS de jurisdições que não emitem TIN (atualmente Austrália, Bermudas, Ilhas Virgens Britânicas, Ilhas Cayman e Japão). A maioria dos países (a Espanha, por exemplo) não é isenta, então informe seu número fiscal nacional como TIN estrangeiro (os residentes na Espanha usam o NIF ou o NIE). Consulte Formatos de identificação fiscal por país.

Parte 2: Benefícios de acordo tributário (opcional)

Se o seu país tiver um acordo tributário com os Estados Unidos, você pode ter direito a alíquotas de retenção reduzidas.

Para solicitar os benefícios do acordo, informe:

• País de residência - Precisa ter um acordo tributário com os EUA
• Artigo e parágrafo do acordo - A cláusula específica do acordo que você está invocando
• Alíquota de retenção - A alíquota reduzida que você está solicitando (por exemplo, 10%)
• Tipo de rendimento - Geralmente “Royalties”
• Motivo - Explique por que você tem direito aos benefícios do acordo

Informações sobre acordos tributários

Nem todos os países têm acordos tributários com os EUA; se o seu não tiver, aplica-se a retenção padrão de 30%. Consulte as Tabelas de Acordos Tributários do IRS para ver as alíquotas e os artigos dos acordos por país.

Parte 3: Certificação

• Confirme que você tem autoridade para assinar
• Informe seu nome por extenso
• Forneça sua assinatura (desenhe no campo de assinatura)
• Informe a data da assinatura

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Formulário W-8BEN-E (entidades de fora dos EUA)

Use o Formulário W-8BEN-E se você for uma empresa, organização ou entidade de fora dos EUA (não uma pessoa física).

Informações exigidas

Parte 1: Identificação do beneficiário efetivo

Campo	Descrição
Nome da organização	Nome legal da sua entidade
E-mail	Endereço de e-mail de contato
País de constituição	Onde sua entidade foi legalmente constituída
Entidade desconsiderada	Nome da entidade que recebe o pagamento, se for diferente
Status do Capítulo 3	O tipo da sua entidade para fins fiscais
Status do Capítulo 4	Seu status FATCA (se aplicável)
Endereço de residência permanente	Endereço legal da entidade (sem caixas postais)
Endereço de correspondência	Apenas se for diferente do endereço permanente
TIN dos EUA	Se sua entidade tiver um EIN dos EUA
GIIN	Global Intermediary Identification Number (se exigido)
TIN estrangeiro	Identificação fiscal do país de constituição

Opções de status do Capítulo 3

Os tipos de entidade mais comuns incluem:

• Corporation
• Sociedade (Partnership)
• Simple trust
• Complex trust
• Fundação privada
• Entidade desconsiderada
• Organização internacional
• Governo estrangeiro

Status do Capítulo 4 (FATCA)

Selecione o status FATCA adequado para sua entidade. As opções mais comuns incluem:

• Active NFFE (Non-Financial Foreign Entity)
• Passive NFFE
• Participating FFI
• Beneficiário efetivo isento

Parte 3: Benefícios de acordo tributário (opcional)

Assim como no W-8BEN, as entidades podem solicitar alíquotas de retenção reduzidas com base em acordos tributários:

• País - País de residência da entidade
• Limitation on benefits - Como você se qualifica para os benefícios do acordo
• Artigo do acordo - A cláusula específica invocada
• Alíquota de retenção - A alíquota reduzida solicitada
• Tipo de rendimento - Geralmente “Royalties”
• Motivo - Por que sua entidade se qualifica

Certificações adicionais

Dependendo do seu status no Capítulo 4, você pode precisar certificar:

Active NFFE:

• Menos de 50% da receita bruta é renda passiva
• Menos de 50% dos ativos geram renda passiva

Passive NFFE:

• Confirme se há proprietários substanciais dos EUA
• Forneça os dados dos proprietários dos EUA, se aplicável (nome, endereço, TIN)

Certificação

• Confirme que você tem autoridade para assinar em nome da entidade
• Informe seu cargo (por exemplo, CEO, Diretor)
• Informe seu nome por extenso
• Forneça sua assinatura (desenhe no campo de assinatura)
• Informe a data da assinatura

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Problemas comuns e soluções

Erro “Formulário não enviado”

Verifique se todos os campos obrigatórios foram preenchidos:

• Todos os campos marcados com asterisco (*) precisam ser preenchidos
• Sua assinatura precisa estar desenhada no campo de assinatura
• A data precisa estar no formato AAAA-MM-DD

A assinatura não aparece

• Limpe o campo de assinatura e tente novamente
• Use o mouse ou a tela sensível ao toque para desenhar sua assinatura
• Verifique se o navegador permite o desenho em canvas

Falha na validação do TIN

• Verifique se o seu SSN, EIN ou TIN estrangeiro foi digitado corretamente
• Remova traços, pontos ou espaços: digite apenas números e letras
• Confira o formato específico do seu país na referência fiscal por país
• Para o W-9: o TIN precisa corresponder ao nome informado na linha 1

A alíquota do acordo tributário não está sendo aplicada

• Confirme se o seu país tem um acordo tributário com os EUA
• Informe o artigo e o parágrafo corretos do acordo
• Explique por que você se qualifica no campo “motivo”
• Informe a alíquota de retenção como uma porcentagem em número inteiro: digite 10 para 10%, nunca 0.1.
• Ela precisa corresponder exatamente à alíquota do acordo do seu país; caso contrário, você verá a mensagem “A alíquota de retenção não corresponde à alíquota do acordo para o país informado”.
• Ao escolher o país do acordo, a LabelGrid preenche a alíquota automaticamente (junto com o artigo do acordo e o motivo) a partir da tabela de acordos: mantenha o valor preenchido automaticamente, a menos que você tenha um motivo para alterá-lo. Você verá uma solicitação pedindo que confirme o valor.
• Alíquotas acima de 30% são recusadas.

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Depois do envio

Assim que você envia seu formulário fiscal:

1. Confirmação de recebimento - Você verá uma confirmação de que o formulário foi recebido
2. Formulário registrado - Suas informações fiscais ficam armazenadas com segurança
3. Validação - Depois do envio, suas informações fiscais são salvas e, em seguida, o TIN é validado. Trata-se de uma verificação separada que não é instantânea, então um formulário pode estar “enviado, mas ainda não válido”. Os pagamentos de royalties só são liberados quando a validação é aprovada.
4. Atualizações - Se suas informações mudarem, envie um novo formulário

A falta de TIN retém os pagamentos

Se você não informar nenhum TIN estrangeiro nem TIN dos EUA, e seu país não estiver na lista do IRS de jurisdições que não exigem TIN estrangeiro, seu formulário será recusado por falta de TIN, e os pagamentos ficarão retidos até você adicionar um TIN válido.

Validade do formulário

Em geral, os formulários fiscais permanecem válidos por três anos a partir da data de assinatura ou até que suas informações mudem. A LabelGrid avisará você quando um novo formulário for necessário.

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Como atualizar suas informações fiscais

Se qualquer um dos itens a seguir mudar, envie um novo formulário fiscal:

• Seu nome legal
• Seu endereço
• Seu país de cidadania ou residência
• Sua classificação fiscal ou tipo de entidade
• Seu TIN (SSN, EIN ou TIN estrangeiro)

Para atualizar, basta acessar a seção de formulários fiscais e preencher um novo formulário. O novo envio substituirá o formulário registrado anteriormente.

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Alíquotas de retenção de imposto

Retenção padrão

Se você não preencher um formulário fiscal nem solicitar benefícios de acordo:

• Pessoas dos EUA (W-9): sujeitas à retenção compensatória (atualmente 24%)
• Pessoas de fora dos EUA (W-8BEN/W-8BEN-E): sujeitas a 30% de retenção sobre rendimentos de origem nos EUA

Alíquotas reduzidas

Os benefícios de acordos tributários podem reduzir ou eliminar a retenção. Consulte as Tabelas de Acordos Tributários do IRS para ver as alíquotas por país.

Uma alíquota reduzida exige uma solicitação de acordo válida, e a alíquota informada precisa corresponder à tabela do acordo. Em resumo, veja como a retenção é aplicada:

• Um W-8 sem solicitação de acordo tem retenção de 30%.
• Um W-9 que não passou pela validação tem 24% de retenção compensatória; um W-9 validado tem 0%.
• Se não houver nenhum formulário fiscal registrado, sua solicitação de pagamento não pode ser gerada: o pagamento fica bloqueado, e não apenas retido.

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Onde obter ajuda

Recursos do IRS

• Instruções do W-9 (PDF)
• Instruções do W-8BEN (PDF)
• Instruções do W-8BEN-E (PDF)
• Tabelas de acordos tributários

Orientação profissional

Recomendamos um profissional de impostos

Se você não tiver certeza de qual formulário usar ou de como solicitar os benefícios do acordo, recomendamos consultar um profissional de impostos familiarizado com as exigências fiscais internacionais dos EUA.

Tem dúvidas sobre os formulários fiscais? Fale com nossa equipe de suporte.