Steuerinformationen

Bevor Sie Tantiemenzahlungen von LabelGrid erhalten können, müssen Sie das entsprechende IRS-Steuerformular ausfüllen. Welches Formular Sie benötigen, hängt von Ihrem Standort und davon ab, ob Sie eine Einzelperson oder ein Unternehmen sind.

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Warum Steuerformulare erforderlich sind

LabelGrid ist vom U.S. Internal Revenue Service (IRS) verpflichtet, Steuerinformationen von allen Empfängern von Tantiemenzahlungen zu erheben. Diese Informationen:

• Bestimmen Ihren Steuereinbehaltungssatz
• Gewährleisten die Einhaltung der US-Steuervorschriften
• Ermöglichen LabelGrid die Verarbeitung Ihrer Tantiemenzahlungen
• Können den Einbehalt durch Vorteile aus Doppelbesteuerungsabkommen reduzieren

Füllen Sie Ihr Steuerformular aus, um Zahlungen zu erhalten

Sie können keine Tantiemenzahlungen erhalten, bis Ihr Steuerformular ausgefüllt und eingereicht wurde. Stellen Sie sicher, dass Sie diesen Schritt frühzeitig abschließen, um Zahlungsverzögerungen zu vermeiden.

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Welches Formular benötigen Sie?

Ihre Situation	Erforderliches Formular
US-Bürger oder Einwohner (Einzelperson oder Unternehmen)	W-9
Nicht-US-Einzelperson (kein Unternehmen)	W-8BEN
Nicht-US-Unternehmen oder Organisation	W-8BEN-E

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Zugang zu Steuerformularen

1. Klicken Sie auf Ihr Profilsymbol oben rechts
2. Wählen Sie My Account
3. Klicken Sie auf Personal & Business Details in der Seitenleiste
4. Finden Sie die Karte US Tax Forms (W-9, W-8BEN oder W-8BEN-E, je nachdem, welches Formular für Sie gilt) und klicken Sie, um Ihr Formular auszufüllen

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Formular W-9 (US-Personen)

Verwenden Sie Formular W-9, wenn Sie US-Bürger, US-Einwohner oder ein in den USA ansässiges Unternehmen sind.

Erforderliche Informationen

Teil 1: Steuerzahlerinformationen

Feld	Beschreibung
Name	Ihr vollständiger Name wie in Ihrer Steuererklärung angegeben
Business name	Ihr Firmen- oder DBA-Name, falls abweichend (optional)
Federal tax classification	Wählen Sie Ihren Unternehmenstyp (siehe unten)
Exemptions	Exempt Payee Code und FATCA-Code, falls zutreffend (optional)
Address	Ihre Straße, Stadt, Bundesstaat und Postleitzahl

Steuerklassifizierungsoptionen

• Individual/sole proprietor - Für Einzelpersonen oder Einzelmitglieder-LLCs
• C Corporation - Für C Corps
• S Corporation - Für S Corps
• Partnership - Für Personengesellschaften
• Trust/estate - Für Trusts oder Nachlässe
• Limited liability company (LLC) - Wählen Sie die Steuerklassifizierung (C, S oder Partnership)

Teil 2: Taxpayer Identification Number (TIN)

Wählen Sie eine:

• Social Security Number (SSN) - Für Einzelpersonen (Format: XXX-XX-XXXX)
• Employer Identification Number (EIN) - Für Unternehmen (Format: XX-XXXXXXX)

Ihre TIN muss mit dem Namen in Zeile 1 des Formulars übereinstimmen.

Teil 3: Zertifizierung

• Bestätigen Sie, dass Sie die Befugnis haben, für den genannten Steuerzahler zu unterzeichnen
• Leisten Sie Ihre Unterschrift (zeichnen Sie im Unterschriftsfeld)
• Geben Sie das Unterschriftsdatum ein

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Formular W-8BEN (Nicht-US-Einzelpersonen)

Verwenden Sie Formular W-8BEN, wenn Sie eine Einzelperson sind, die kein US-Bürger oder -Einwohner ist.

Erforderliche Informationen

Teil 1: Identifikation des wirtschaftlich Berechtigten

Feld	Beschreibung
Name	Ihr vollständiger rechtlicher Name
Email	Kontakt-E-Mail-Adresse
Country of citizenship	Ihr Staatsangehörigkeitsland
Permanent residence address	Ihre rechtliche Adresse (keine Postfächer)
Mailing address	Nur falls abweichend von der Wohnadresse
U.S. TIN	Nur wenn Sie eine US-SSN oder ITIN haben (optional)
Foreign TIN	Steuer-ID aus Ihrem Wohnsitzland (siehe Formatanforderungen nach Land)
Date of birth	Ihr Geburtsdatum (Format JJJJ-MM-TT)

Sie wissen nicht, welches Format Sie verwenden sollen?

Sehen Sie sich unsere Steuer-ID-Formate nach Land an, um den Namen, die Länge und die Formatierungsregeln der TIN Ihres Landes zu erfahren.

Ist eine ausländische TIN erforderlich?

Eine ausländische TIN ist erforderlich, es sei denn, Sie geben eine US-TIN an oder Ihr Land steht auf der IRS-Liste der Länder, die keine TIN ausstellen (derzeit Australien, Bermuda, Britische Jungferninseln, Kaimaninseln und Japan). Die meisten Länder — Deutschland oder Spanien zum Beispiel — sind nicht ausgenommen, geben Sie also Ihre nationale Steuernummer als ausländische TIN an (in Spanien ansässige Personen verwenden ihre NIF oder NIE). Siehe Steuer-ID-Formate nach Land.

Teil 2: Vorteile aus Doppelbesteuerungsabkommen (optional)

Wenn Ihr Land ein Doppelbesteuerungsabkommen mit den Vereinigten Staaten hat, können Sie möglicherweise reduzierte Einbehaltungssätze in Anspruch nehmen.

Um Abkommensvorteile geltend zu machen, geben Sie an:

• Country of residence - Muss ein Steuerabkommen mit den USA haben
• Treaty article and paragraph - Die spezifische Abkommensbestimmung, die Sie beanspruchen
• Withholding rate - Der reduzierte Satz, den Sie beanspruchen (z.B. 10%)
• Type of income - In der Regel “Royalties”
• Reason - Erklären Sie, warum Sie für Abkommensvorteile qualifiziert sind

Informationen zu Doppelbesteuerungsabkommen

Nicht alle Länder haben Steuerabkommen mit den USA — wenn Ihres keines hat, gilt der Standard-Quellensteuersatz von 30%. Informationen zu Abkommenssätzen und -artikeln finden Sie in den IRS Tax Treaty Tables.

Teil 3: Zertifizierung

• Bestätigen Sie, dass Sie die Befugnis haben zu unterzeichnen
• Geben Sie Ihren gedruckten Namen ein
• Leisten Sie Ihre Unterschrift (zeichnen Sie im Unterschriftsfeld)
• Geben Sie das Unterschriftsdatum ein

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Formular W-8BEN-E (Nicht-US-Unternehmen)

Verwenden Sie Formular W-8BEN-E, wenn Sie ein Nicht-US-Unternehmen, eine Organisation oder eine juristische Person sind (keine Einzelperson).

Erforderliche Informationen

Teil 1: Identifikation des wirtschaftlich Berechtigten

Feld	Beschreibung
Organization name	Rechtlicher Name Ihres Unternehmens
Email	Kontakt-E-Mail-Adresse
Country of incorporation	Land, in dem Ihr Unternehmen gegründet wurde
Disregarded entity	Name der zahlungsempfangenden Einheit, falls abweichend
Chapter 3 status	Ihr Unternehmenstyp für Steuerzwecke
Chapter 4 status	Ihr FATCA-Status (falls zutreffend)
Permanent residence address	Rechtliche Adresse des Unternehmens (keine Postfächer)
Mailing address	Nur falls abweichend von der Geschäftsadresse
U.S. TIN	Falls Ihr Unternehmen eine US-EIN hat
GIIN	Global Intermediary ID Number (falls erforderlich)
Foreign TIN	Steuer-ID aus dem Gründungsland

Chapter 3 Statusoptionen

Gängige Unternehmenstypen umfassen:

• Corporation
• Partnership
• Simple trust
• Complex trust
• Private foundation
• Disregarded entity
• International organization
• Foreign government

Chapter 4 Status (FATCA)

Wählen Sie den entsprechenden FATCA-Status für Ihr Unternehmen. Gängige Optionen umfassen:

• Active NFFE (Non-Financial Foreign Entity)
• Passive NFFE
• Participating FFI
• Exempt beneficial owner

Teil 3: Vorteile aus Doppelbesteuerungsabkommen (optional)

Ähnlich wie beim W-8BEN können Unternehmen reduzierte Einbehaltungssätze im Rahmen von Steuerabkommen beanspruchen:

• Country - Wohnsitzland des Unternehmens
• Limitation on benefits - Wie Sie für Abkommensvorteile qualifiziert sind
• Treaty article - Die spezifische beanspruchte Bestimmung
• Withholding rate - Der beanspruchte reduzierte Satz
• Type of income - In der Regel “Royalties”
• Reason - Warum Ihr Unternehmen qualifiziert ist

Zusätzliche Zertifizierungen

Abhängig von Ihrem Chapter 4 Status müssen Sie möglicherweise zertifizieren:

Active NFFE:

• Weniger als 50% des Bruttoeinkommens sind passive Einkünfte
• Weniger als 50% der Vermögenswerte erzeugen passive Einkünfte

Passive NFFE:

• Bestätigen Sie, ob Sie wesentliche US-Eigentümer haben
• Geben Sie US-Eigentümerinformationen an, falls zutreffend (Name, Adresse, TIN)

Zertifizierung

• Bestätigen Sie, dass Sie die Befugnis haben, für das Unternehmen zu unterzeichnen
• Geben Sie Ihren Titel ein (z.B. CEO, Direktor)
• Geben Sie Ihren gedruckten Namen ein
• Leisten Sie Ihre Unterschrift (zeichnen Sie im Unterschriftsfeld)
• Geben Sie das Unterschriftsdatum ein

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Häufige Probleme und Lösungen

Fehler “Form not submitted”

Stellen Sie sicher, dass alle erforderlichen Felder ausgefüllt sind:

• Alle mit Sternchen (*) gekennzeichneten Felder müssen ausgefüllt sein
• Ihre Unterschrift muss im Unterschriftsfeld gezeichnet sein
• Das Datum muss im Format JJJJ-MM-TT vorliegen

Unterschrift wird nicht angezeigt

• Löschen Sie das Unterschriftsfeld und versuchen Sie es erneut
• Verwenden Sie eine Maus oder einen Touchscreen zum Zeichnen Ihrer Unterschrift
• Stellen Sie sicher, dass Ihr Browser Canvas-Zeichnung erlaubt

TIN-Validierung fehlgeschlagen

• Überprüfen Sie, ob Ihre SSN, EIN oder ausländische TIN korrekt eingegeben ist
• Entfernen Sie Bindestriche oder Leerzeichen, wenn das System sie nicht akzeptiert
• Überprüfen Sie das Format Ihres Landes in der Steuer-Referenz nach Land
• Für W-9: Die TIN muss mit dem Namen in Zeile 1 übereinstimmen

Steuersatz aus Abkommen wird nicht angewendet

• Bestätigen Sie, dass Ihr Land ein Steuerabkommen mit den USA hat
• Geben Sie den korrekten Abkommensartikel und -absatz an
• Erklären Sie im Feld “Reason”, warum Sie qualifiziert sind
• Geben Sie den Einbehaltungssatz als ganzzahligen Prozentwert an: tippen Sie 10 für 10 %, niemals 0.1.
• Er muss exakt dem Abkommenssatz Ihres Landes entsprechen, sonst sehen Sie “Withholding rate does not match the treaty rate for the provided country”.
• Wenn Sie Ihr Abkommensland auswählen, füllt LabelGrid den Satz (sowie Abkommensartikel und -grund) automatisch aus der Abkommenstabelle aus; behalten Sie den automatisch ausgefüllten Wert bei, sofern Sie keinen Grund haben, ihn zu ändern. Sie erhalten eine Aufforderung, ihn zu überprüfen.
• Sätze über 30 % werden abgelehnt.

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Nach der Einreichung

Sobald Sie Ihr Steuerformular eingereicht haben:

1. Bestätigung überprüfen - Sie sehen eine Bestätigung, dass Ihr Formular eingegangen ist
2. Formular hinterlegt - Ihre Steuerinformationen werden nun sicher gespeichert
3. Validierung - Nach dem Absenden werden Ihre Steuerinformationen gespeichert und anschließend wird Ihre TIN validiert. Dies ist eine separate Prüfung und erfolgt nicht sofort, sodass ein Formular “eingereicht, aber noch nicht gültig” sein kann. Tantiemenzahlungen werden erst aktiviert, sobald die Validierung bestanden ist.
4. Aktualisierungen - Wenn sich Ihre Informationen ändern, reichen Sie ein neues Formular ein

Eine fehlende TIN hält Zahlungen zurück

Wenn Sie weder eine ausländische TIN noch eine US-TIN angeben und Ihr Land nicht auf der IRS-Liste der Länder ohne ausländische TIN steht, wird das Formular wegen einer fehlenden TIN abgelehnt, und die Zahlungen bleiben ausgesetzt, bis Sie eine gültige TIN hinzufügen.

Gültigkeit des Formulars

Steuerformulare bleiben in der Regel drei Jahre ab dem Datum der Unterzeichnung gültig oder bis sich Ihre Informationen ändern. LabelGrid benachrichtigt Sie, wenn ein neues Formular erforderlich ist.

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Steuerinformationen aktualisieren

Wenn sich einer der folgenden Punkte ändert, reichen Sie ein neues Steuerformular ein:

• Ihr vollständiger Name
• Ihre Adresse
• Ihr Staatsangehörigkeits- oder Wohnsitzland
• Ihre Steuerklassifizierung oder Ihr Unternehmenstyp
• Ihre TIN (SSN, EIN oder ausländische TIN)

Um zu aktualisieren, rufen Sie einfach den Bereich Steuerformulare auf und füllen Sie ein neues Formular aus. Die neue Einreichung ersetzt Ihr vorheriges hinterlegtes Formular.

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Steuereinbehaltungssätze

Standardeinbehalt

Wenn Sie kein Steuerformular ausfüllen oder Abkommensvorteile geltend machen:

• US-Personen (W-9): Unterliegen dem Backup-Einbehalt (derzeit 24%)
• Nicht-US-Personen (W-8BEN/W-8BEN-E): Unterliegen 30% Einbehalt auf US-Quelleneinkommen

Reduzierte Sätze

Vorteile aus Doppelbesteuerungsabkommen können den Einbehalt reduzieren oder beseitigen. Übliche Abkommenssätze für Tantiemeneinkommen liegen je nach Land zwischen 0% und 15%. Spezifische Sätze finden Sie in den IRS Tax Treaty Tables.

Ein reduzierter Satz erfordert eine gültige Abkommensbeanspruchung, und der von Ihnen angegebene Satz muss mit der Abkommenstabelle übereinstimmen. Kurz gefasst wird der Einbehalt so angewendet:

• Ein W-8 ohne Abkommensbeanspruchung wird mit 30 % einbehalten.
• Ein W-9, das die Validierung nicht bestanden hat, unterliegt einem Sicherungseinbehalt von 24 %; ein validiertes W-9 liegt bei 0 %.
• Wenn überhaupt kein Steuerformular hinterlegt ist, kann Ihre Zahlungsanforderung nicht erstellt werden: Die Zahlung ist blockiert, nicht nur einbehalten.

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Hilfe erhalten

IRS-Ressourcen

• W-9 Anleitung (PDF)
• W-8BEN Anleitung (PDF)
• W-8BEN-E Anleitung (PDF)
• Steuerabkommentabellen

Professionelle Beratung

Steuerberater empfohlen

Wenn Sie sich nicht sicher sind, welches Formular Sie verwenden sollen oder wie Sie Abkommensvorteile beanspruchen können, empfehlen wir die Konsultation eines Steuerberaters, der mit den US-amerikanischen internationalen Steueranforderungen vertraut ist.

Fragen zu Steuerformularen? Kontaktieren Sie unser Support-Team.