Steuerinformationen

Bevor Sie Tantiemenzahlungen von LabelGrid erhalten koennen, muessen Sie das entsprechende IRS-Steuerformular ausfuellen. Welches Formular Sie benoetigen, haengt von Ihrem Standort und davon ab, ob Sie eine Einzelperson oder ein Unternehmen sind.

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Warum Steuerformulare erforderlich sind

LabelGrid ist vom U.S. Internal Revenue Service (IRS) verpflichtet, Steuerinformationen von allen Empfaengern von Tantiemenzahlungen zu erheben. Diese Informationen:

• Bestimmen Ihren Steuereinbehaltungssatz
• Gewaehrleisten die Einhaltung der US-Steuervorschriften
• Ermoeglichen LabelGrid die Verarbeitung Ihrer Tantiemenzahlungen
• Koennen den Einbehalt durch Vorteile aus Doppelbesteuerungsabkommen reduzieren

Fuellen Sie Ihr Steuerformular aus, um Zahlungen zu erhalten

Sie koennen keine Tantiemenzahlungen erhalten, bis Ihr Steuerformular ausgefuellt und eingereicht wurde. Stellen Sie sicher, dass Sie diesen Schritt fruehzeitig abschliessen, um Zahlungsverzoegerungen zu vermeiden.

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Welches Formular benoetigen Sie?

Ihre Situation	Erforderliches Formular
US-Buerger oder Einwohner (Einzelperson oder Unternehmen)	W-9
Nicht-US-Einzelperson (kein Unternehmen)	W-8BEN
Nicht-US-Unternehmen oder Organisation	W-8BEN-E

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Zugang zu Steuerformularen

1. Klicken Sie auf Ihr Profilsymbol oben rechts
2. Waehlen Sie My Account
3. Klicken Sie auf Personal & Business Details in der Seitenleiste
4. Finden Sie die Karte Tax Forms und klicken Sie, um Ihr Formular auszufuellen

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Formular W-9 (US-Personen)

Verwenden Sie Formular W-9, wenn Sie US-Buerger, US-Einwohner oder ein in den USA ansaessiges Unternehmen sind.

Erforderliche Informationen

Teil 1: Steuerzahlerinformationen

Feld	Beschreibung
Name	Ihr vollstaendiger Name wie in Ihrer Steuererklaerung angegeben
Business name	Ihr Firmen- oder DBA-Name, falls abweichend (optional)
Federal tax classification	Waehlen Sie Ihren Unternehmenstyp (siehe unten)
Exemptions	Exempt Payee Code und FATCA-Code, falls zutreffend (optional)
Address	Ihre Strasse, Stadt, Bundesstaat und Postleitzahl

Steuerklassifizierungsoptionen

• Individual/sole proprietor - Fuer Einzelpersonen oder Einzelmitglieder-LLCs
• C Corporation - Fuer C Corps
• S Corporation - Fuer S Corps
• Partnership - Fuer Personengesellschaften
• Trust/estate - Fuer Trusts oder Nachlaesse
• Limited liability company (LLC) - Waehlen Sie die Steuerklassifizierung (C, S oder Partnership)

Teil 2: Taxpayer Identification Number (TIN)

Waehlen Sie eine:

• Social Security Number (SSN) - Fuer Einzelpersonen (Format: XXX-XX-XXXX)
• Employer Identification Number (EIN) - Fuer Unternehmen (Format: XX-XXXXXXX)

Ihre TIN muss mit dem Namen in Zeile 1 des Formulars uebereinstimmen.

Teil 3: Zertifizierung

• Bestaetigen Sie, dass Sie die Befugnis haben, fuer den genannten Steuerzahler zu unterzeichnen
• Leisten Sie Ihre Unterschrift (zeichnen Sie im Unterschriftsfeld)
• Geben Sie das Unterschriftsdatum ein

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Formular W-8BEN (Nicht-US-Einzelpersonen)

Verwenden Sie Formular W-8BEN, wenn Sie eine Einzelperson sind, die kein US-Buerger oder -Einwohner ist.

Erforderliche Informationen

Teil 1: Identifikation des wirtschaftlich Berechtigten

Feld	Beschreibung
Name	Ihr vollstaendiger rechtlicher Name
Email	Kontakt-E-Mail-Adresse
Country of citizenship	Ihr Staatsangehoerigkeitsland
Permanent residence address	Ihre rechtliche Adresse (keine Postfaecher)
Mailing address	Nur falls abweichend von der Wohnadresse
U.S. TIN	Nur wenn Sie eine US-SSN oder ITIN haben (optional)
Foreign TIN	Steuer-ID aus Ihrem Wohnsitzland (siehe Formatanforderungen nach Land)
Date of birth	Ihr Geburtsdatum (Format JJJJ-MM-TT)

Sie wissen nicht, welches Format Sie verwenden sollen?

Sehen Sie sich unsere Steuer-ID-Formate nach Land an, um den Namen, die Länge und die Formatierungsregeln der TIN Ihres Landes zu erfahren.

Ist eine ausländische TIN erforderlich?

Eine ausländische TIN ist erforderlich, es sei denn, Sie geben eine US-TIN an oder Ihr Land steht auf der IRS-Liste der Länder, die keine TIN ausstellen (derzeit Australien, Bermuda, Britische Jungferninseln, Kaimaninseln und Japan). Die meisten Länder — Deutschland oder Spanien zum Beispiel — sind nicht ausgenommen, geben Sie also Ihre nationale Steuernummer als ausländische TIN an (in Spanien ansässige Personen verwenden ihre NIF oder NIE). Siehe Steuer-ID-Formate nach Land.

Teil 2: Vorteile aus Doppelbesteuerungsabkommen (optional)

Wenn Ihr Land ein Doppelbesteuerungsabkommen mit den Vereinigten Staaten hat, koennen Sie moeglicherweise reduzierte Einbehaltungssaetze in Anspruch nehmen.

Um Abkommensvorteile geltend zu machen, geben Sie an:

• Country of residence - Muss ein Steuerabkommen mit den USA haben
• Treaty article and paragraph - Die spezifische Abkommensbestimmung, die Sie beanspruchen
• Withholding rate - Der reduzierte Satz, den Sie beanspruchen (z.B. 10%)
• Type of income - In der Regel “Royalties”
• Reason - Erklaeren Sie, warum Sie fuer Abkommensvorteile qualifiziert sind

Informationen zu Doppelbesteuerungsabkommen

Nicht alle Länder haben Steuerabkommen mit den USA — wenn Ihres keines hat, gilt der Standard-Quellensteuersatz von 30%. Informationen zu Abkommenssätzen und -artikeln finden Sie in den IRS Tax Treaty Tables.

Teil 3: Zertifizierung

• Bestaetigen Sie, dass Sie die Befugnis haben zu unterzeichnen
• Geben Sie Ihren gedruckten Namen ein
• Leisten Sie Ihre Unterschrift (zeichnen Sie im Unterschriftsfeld)
• Geben Sie das Unterschriftsdatum ein

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Formular W-8BEN-E (Nicht-US-Unternehmen)

Verwenden Sie Formular W-8BEN-E, wenn Sie ein Nicht-US-Unternehmen, eine Organisation oder eine juristische Person sind (keine Einzelperson).

Erforderliche Informationen

Teil 1: Identifikation des wirtschaftlich Berechtigten

Feld	Beschreibung
Organization name	Rechtlicher Name Ihres Unternehmens
Email	Kontakt-E-Mail-Adresse
Country of incorporation	Land, in dem Ihr Unternehmen gegruendet wurde
Disregarded entity	Name der zahlungsempfangenden Einheit, falls abweichend
Chapter 3 status	Ihr Unternehmenstyp fuer Steuerzwecke
Chapter 4 status	Ihr FATCA-Status (falls zutreffend)
Permanent residence address	Rechtliche Adresse des Unternehmens (keine Postfaecher)
Mailing address	Nur falls abweichend von der Geschaeftsadresse
U.S. TIN	Falls Ihr Unternehmen eine US-EIN hat
GIIN	Global Intermediary ID Number (falls erforderlich)
Foreign TIN	Steuer-ID aus dem Gruendungsland

Chapter 3 Statusoptionen

Gaengige Unternehmenstypen umfassen:

• Corporation
• Partnership
• Simple trust
• Complex trust
• Private foundation
• Disregarded entity
• International organization
• Foreign government

Chapter 4 Status (FATCA)

Waehlen Sie den entsprechenden FATCA-Status fuer Ihr Unternehmen. Gaengige Optionen umfassen:

• Active NFFE (Non-Financial Foreign Entity)
• Passive NFFE
• Participating FFI
• Exempt beneficial owner

Teil 3: Vorteile aus Doppelbesteuerungsabkommen (optional)

Aehnlich wie beim W-8BEN koennen Unternehmen reduzierte Einbehaltungssaetze im Rahmen von Steuerabkommen beanspruchen:

• Country - Wohnsitzland des Unternehmens
• Limitation on benefits - Wie Sie fuer Abkommensvorteile qualifiziert sind
• Treaty article - Die spezifische beanspruchte Bestimmung
• Withholding rate - Der beanspruchte reduzierte Satz
• Type of income - In der Regel “Royalties”
• Reason - Warum Ihr Unternehmen qualifiziert ist

Zusaetzliche Zertifizierungen

Abhaengig von Ihrem Chapter 4 Status muessen Sie moeglicherweise zertifizieren:

Active NFFE:

• Weniger als 50% des Bruttoeinkommens sind passive Einkuenfte
• Weniger als 50% der Vermoegenswerte erzeugen passive Einkuenfte

Passive NFFE:

• Bestaetigen Sie, ob Sie wesentliche US-Eigentuemer haben
• Geben Sie US-Eigentuemerninformationen an, falls zutreffend (Name, Adresse, TIN)

Zertifizierung

• Bestaetigen Sie, dass Sie die Befugnis haben, fuer das Unternehmen zu unterzeichnen
• Geben Sie Ihren Titel ein (z.B. CEO, Direktor)
• Geben Sie Ihren gedruckten Namen ein
• Leisten Sie Ihre Unterschrift (zeichnen Sie im Unterschriftsfeld)
• Geben Sie das Unterschriftsdatum ein

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Haeufige Probleme und Loesungen

Fehler “Form not submitted”

Stellen Sie sicher, dass alle erforderlichen Felder ausgefuellt sind:

• Alle mit Sternchen (*) gekennzeichneten Felder muessen ausgefuellt sein
• Ihre Unterschrift muss im Unterschriftsfeld gezeichnet sein
• Das Datum muss im Format JJJJ-MM-TT vorliegen

Unterschrift wird nicht angezeigt

• Loeschen Sie das Unterschriftsfeld und versuchen Sie es erneut
• Verwenden Sie eine Maus oder einen Touchscreen zum Zeichnen Ihrer Unterschrift
• Stellen Sie sicher, dass Ihr Browser Canvas-Zeichnung erlaubt

TIN-Validierung fehlgeschlagen

• Ueberpruefen Sie, ob Ihre SSN, EIN oder auslaendische TIN korrekt eingegeben ist
• Entfernen Sie Bindestriche oder Leerzeichen, wenn das System sie nicht akzeptiert
• Überprüfen Sie das Format Ihres Landes in der Steuer-Referenz nach Land
• Fuer W-9: Die TIN muss mit dem Namen in Zeile 1 uebereinstimmen

Steuersatz aus Abkommen wird nicht angewendet

• Bestaetigen Sie, dass Ihr Land ein Steuerabkommen mit den USA hat
• Geben Sie den korrekten Abkommensartikel und -absatz an
• Erklaeren Sie im Feld “Reason”, warum Sie qualifiziert sind
• Geben Sie den Einbehaltungssatz als ganzzahligen Prozentwert an: tippen Sie 10 fuer 10 %, niemals 0.1.
• Er muss exakt dem Abkommenssatz Ihres Landes entsprechen, sonst sehen Sie “Withholding rate does not match the treaty rate for the provided country”.
• Wenn Sie Ihr Abkommensland auswaehlen, fuellt LabelGrid den Satz (sowie Abkommensartikel und -grund) automatisch aus der Abkommenstabelle aus; behalten Sie den automatisch ausgefuellten Wert bei, sofern Sie keinen Grund haben, ihn zu aendern. Sie erhalten eine Aufforderung, ihn zu ueberpruefen.
• Saetze ueber 30 % werden abgelehnt.

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Nach der Einreichung

Sobald Sie Ihr Steuerformular eingereicht haben:

1. Bestaetigung ueberpruefen - Sie sehen eine Bestaetigung, dass Ihr Formular eingegangen ist
2. Formular hinterlegt - Ihre Steuerinformationen werden nun sicher gespeichert
3. Validierung - Nach dem Absenden werden Ihre Steuerinformationen gespeichert und anschliessend wird Ihre TIN validiert. Dies ist eine separate Pruefung und erfolgt nicht sofort, sodass ein Formular “eingereicht, aber noch nicht gueltig” sein kann. Tantiemenzahlungen werden erst aktiviert, sobald die Validierung bestanden ist.
4. Aktualisierungen - Wenn sich Ihre Informationen aendern, reichen Sie ein neues Formular ein

Eine fehlende TIN haelt Zahlungen zurueck

Wenn Sie weder eine auslaendische TIN noch eine US-TIN angeben und Ihr Land nicht auf der IRS-Liste der Laender ohne auslaendische TIN steht, wird das Formular wegen einer fehlenden TIN abgelehnt, und die Zahlungen bleiben ausgesetzt, bis Sie eine gueltige TIN hinzufuegen.

Gueltigkeit des Formulars

Steuerformulare bleiben in der Regel drei Jahre ab dem Datum der Unterzeichnung gueltig oder bis sich Ihre Informationen aendern. LabelGrid benachrichtigt Sie, wenn ein neues Formular erforderlich ist.

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Steuerinformationen aktualisieren

Wenn sich einer der folgenden Punkte aendert, reichen Sie ein neues Steuerformular ein:

• Ihr vollstaendiger Name
• Ihre Adresse
• Ihr Staatsangehoerigkeits- oder Wohnsitzland
• Ihre Steuerklassifizierung oder Ihr Unternehmenstyp
• Ihre TIN (SSN, EIN oder auslaendische TIN)

Um zu aktualisieren, rufen Sie einfach den Bereich Steuerformulare auf und fuellen Sie ein neues Formular aus. Die neue Einreichung ersetzt Ihr vorheriges hinterlegtes Formular.

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Steuereinbehaltungssaetze

Standardeinbehalt

Wenn Sie kein Steuerformular ausfuellen oder Abkommensvorteile geltend machen:

• US-Personen (W-9): Unterliegen dem Backup-Einbehalt (derzeit 24%)
• Nicht-US-Personen (W-8BEN/W-8BEN-E): Unterliegen 30% Einbehalt auf US-Quelleneinkommen

Reduzierte Saetze

Vorteile aus Doppelbesteuerungsabkommen koennen den Einbehalt reduzieren oder beseitigen. Uebliche Abkommenssaetze fuer Tantiemeneinkommen liegen je nach Land zwischen 0% und 15%. Spezifische Sätze finden Sie in den IRS Tax Treaty Tables.

Ein reduzierter Satz erfordert eine gueltige Abkommensbeanspruchung, und der von Ihnen angegebene Satz muss mit der Abkommenstabelle uebereinstimmen. Kurz gefasst wird der Einbehalt so angewendet:

• Ein W-8 ohne Abkommensbeanspruchung wird mit 30 % einbehalten.
• Ein W-9, das die Validierung nicht bestanden hat, unterliegt einem Sicherungseinbehalt von 24 %; ein validiertes W-9 liegt bei 0 %.
• Wenn ueberhaupt kein Steuerformular hinterlegt ist, kann Ihre Zahlungsanforderung nicht erstellt werden: Die Zahlung ist blockiert, nicht nur einbehalten.

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Hilfe erhalten

IRS-Ressourcen

• W-9 Anleitung (PDF)
• W-8BEN Anleitung (PDF)
• W-8BEN-E Anleitung (PDF)
• Steuerabkommentabellen

Professionelle Beratung

Steuerberater empfohlen

Wenn Sie sich nicht sicher sind, welches Formular Sie verwenden sollen oder wie Sie Abkommensvorteile beanspruchen koennen, empfehlen wir die Konsultation eines Steuerberaters, der mit den US-amerikanischen internationalen Steueranforderungen vertraut ist.

Fragen zu Steuerformularen? Kontaktieren Sie unser Support-Team.