Informazioni fiscali

Prima di poter ricevere i pagamenti delle royalties da LabelGrid, devi compilare il modulo fiscale IRS appropriato. Il modulo necessario dipende dalla tua posizione e dal fatto che tu sia un individuo o un’entita commerciale.

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Perche i moduli fiscali sono obbligatori

LabelGrid e tenuta dall’Internal Revenue Service (IRS) degli Stati Uniti a raccogliere informazioni fiscali da tutti i destinatari dei pagamenti delle royalties. Queste informazioni:

• Determinano la tua aliquota di ritenuta fiscale
• Garantiscono la conformita con le normative fiscali statunitensi
• Consentono a LabelGrid di elaborare i tuoi pagamenti delle royalties
• Possono ridurre la ritenuta grazie ai benefici dei trattati fiscali

Compila il tuo modulo fiscale per ricevere i pagamenti

Non puoi ricevere pagamenti delle royalties finche il tuo modulo fiscale non e stato completato e inviato. Assicurati di completare questo passaggio in anticipo per evitare ritardi nei pagamenti.

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Quale modulo ti serve?

La tua situazione	Modulo richiesto
Cittadino o residente USA (individuo o azienda)	W-9
Individuo non USA (non un’entita commerciale)	W-8BEN
Azienda o organizzazione non USA	W-8BEN-E

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Accesso ai moduli fiscali

1. Clicca sull’icona del tuo profilo nell’angolo in alto a destra
2. Seleziona My Account
3. Clicca su Personal & Business Details nella barra laterale
4. Trova la scheda Tax Forms e clicca per compilare il tuo modulo

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Modulo W-9 (soggetti USA)

Usa il modulo W-9 se sei un cittadino statunitense, un residente statunitense o un’entita commerciale con sede negli USA.

Informazioni richieste

Parte 1: Informazioni del contribuente

Campo	Descrizione
Name	Il tuo nome legale come indicato nella dichiarazione dei redditi
Business name	Il nome della tua attivita o DBA, se diverso dal precedente (facoltativo)
Federal tax classification	Seleziona il tipo di entita (vedi sotto)
Exemptions	Codice di esenzione e codice FATCA se applicabile (facoltativo)
Address	Il tuo indirizzo stradale, citta, stato e codice postale

Opzioni di classificazione fiscale

• Individual/sole proprietor - Per individui o LLC a socio unico
• C Corporation - Per C Corp
• S Corporation - Per S Corp
• Partnership - Per societa di persone
• Trust/estate - Per trust o patrimoni
• Limited liability company (LLC) - Seleziona la classificazione fiscale (C, S o Partnership)

Parte 2: Numero di identificazione del contribuente (TIN)

Scegli uno:

• Social Security Number (SSN) - Per individui (formato: XXX-XX-XXXX)
• Employer Identification Number (EIN) - Per aziende (formato: XX-XXXXXXX)

Il tuo TIN deve corrispondere al nome sulla riga 1 del modulo.

Parte 3: Certificazione

• Conferma di avere la capacita di firmare per il contribuente indicato
• Fornisci la tua firma (disegna nella casella firma)
• Inserisci la data della firma

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Modulo W-8BEN (individui non USA)

Usa il modulo W-8BEN se sei un individuo che non e cittadino o residente statunitense.

Informazioni richieste

Parte 1: Identificazione del beneficiario effettivo

Campo	Descrizione
Name	Il tuo nome legale completo
Email	Indirizzo email di contatto
Country of citizenship	Il tuo paese di cittadinanza
Permanent residence address	Il tuo indirizzo legale (no caselle postali)
Mailing address	Solo se diverso dall’indirizzo di residenza
U.S. TIN	Solo se possiedi un SSN o ITIN statunitense (facoltativo)
Foreign TIN	Codice fiscale del tuo paese di residenza (vedere requisiti di formato per paese)
Date of birth	La tua data di nascita (formato AAAA-MM-GG)

Non sai quale formato usare?

Consulta i nostri Formati del codice fiscale per paese per conoscere il nome, la lunghezza e le regole di formattazione del TIN del tuo paese.

È richiesto un TIN estero?

Un TIN estero è richiesto, a meno che tu non fornisca un TIN statunitense o che il tuo paese figuri nell’elenco dell’IRS delle giurisdizioni che non emettono TIN (attualmente Australia, Bermuda, Isole Vergini Britanniche, Isole Cayman e Giappone). La maggior parte dei paesi — l’Italia o la Spagna, per esempio — non è esente, quindi inserisci il tuo codice fiscale nazionale come TIN estero (i residenti in Spagna usano il loro NIF o NIE). Vedi Formati del codice fiscale per paese.

Parte 2: Benefici del trattato fiscale (facoltativo)

Se il tuo paese ha un trattato fiscale con gli Stati Uniti, potresti avere diritto ad aliquote di ritenuta ridotte.

Per richiedere i benefici del trattato, fornisci:

• Country of residence - Deve avere un trattato fiscale con gli USA
• Treaty article and paragraph - La disposizione specifica del trattato che stai richiedendo
• Withholding rate - L’aliquota ridotta che stai richiedendo (es. 10%)
• Type of income - Generalmente “Royalties”
• Reason - Spiega perche hai diritto ai benefici del trattato

Informazioni sui trattati fiscali

Non tutti i paesi hanno trattati fiscali con gli USA — se il tuo non ce l’ha, si applica la ritenuta standard del 30%. Consulta le Tabelle dei trattati fiscali IRS per le aliquote e gli articoli dei trattati per paese.

Parte 3: Certificazione

• Conferma di avere la capacita di firmare
• Inserisci il tuo nome stampato
• Fornisci la tua firma (disegna nella casella firma)
• Inserisci la data della firma

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Modulo W-8BEN-E (entita non USA)

Usa il modulo W-8BEN-E se sei un’azienda, organizzazione o entita non statunitense (non un individuo).

Informazioni richieste

Parte 1: Identificazione del beneficiario effettivo

Campo	Descrizione
Organization name	Ragione sociale della tua entita
Email	Indirizzo email di contatto
Country of incorporation	Dove la tua entita e stata legalmente costituita
Disregarded entity	Nome dell’entita che riceve il pagamento, se diversa
Chapter 3 status	Il tipo di entita ai fini fiscali
Chapter 4 status	Il tuo stato FATCA (se applicabile)
Permanent residence address	Indirizzo legale dell’entita (no caselle postali)
Mailing address	Solo se diverso dall’indirizzo di residenza
U.S. TIN	Se la tua entita possiede un EIN statunitense
GIIN	Global Intermediary ID Number (se richiesto)
Foreign TIN	Codice fiscale del paese di costituzione

Opzioni dello stato Chapter 3

I tipi di entita comuni includono:

• Corporation
• Partnership
• Simple trust
• Complex trust
• Private foundation
• Disregarded entity
• International organization
• Foreign government

Stato Chapter 4 (FATCA)

Seleziona lo stato FATCA appropriato per la tua entita. Le opzioni comuni includono:

• Active NFFE (Non-Financial Foreign Entity)
• Passive NFFE
• Participating FFI
• Exempt beneficial owner

Parte 3: Benefici del trattato fiscale (facoltativo)

Come per il W-8BEN, le entita possono richiedere aliquote di ritenuta ridotte in base ai trattati fiscali:

• Country - Paese di residenza dell’entita
• Limitation on benefits - Come ti qualifichi per i benefici del trattato
• Treaty article - La disposizione specifica richiesta
• Withholding rate - L’aliquota ridotta richiesta
• Type of income - Generalmente “Royalties”
• Reason - Perche la tua entita si qualifica

Certificazioni aggiuntive

A seconda del tuo stato Chapter 4, potresti dover certificare:

Active NFFE:

• Meno del 50% del reddito lordo e reddito passivo
• Meno del 50% degli asset produce reddito passivo

Passive NFFE:

• Conferma se hai proprietari sostanziali statunitensi
• Fornisci le informazioni dei proprietari statunitensi se applicabile (nome, indirizzo, TIN)

Certificazione

• Conferma di avere la capacita di firmare per l’entita
• Inserisci il tuo titolo (es. CEO, Direttore)
• Inserisci il tuo nome stampato
• Fornisci la tua firma (disegna nella casella firma)
• Inserisci la data della firma

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Problemi comuni e soluzioni

Errore “Form not submitted”

Assicurati che tutti i campi obbligatori siano compilati:

• Tutti i campi contrassegnati con asterisco (*) devono essere compilati
• La tua firma deve essere disegnata nella casella firma
• La data deve essere nel formato AAAA-MM-GG

La firma non appare

• Cancella la casella firma e riprova
• Usa un mouse o un touchscreen per disegnare la firma
• Assicurati che il tuo browser consenta il disegno su canvas

Validazione TIN fallita

• Verifica che il tuo SSN, EIN o codice fiscale estero sia inserito correttamente
• Rimuovi eventuali trattini o spazi se il sistema non li accetta
• Verifica il formato specifico del tuo paese nel riferimento fiscale per paese
• Per il W-9: il TIN deve corrispondere al nome sulla riga 1

L’aliquota del trattato fiscale non viene applicata

• Conferma che il tuo paese abbia un trattato fiscale con gli USA
• Fornisci l’articolo e il paragrafo corretto del trattato
• Spiega perche ti qualifichi nel campo “reason”
• Inserisci l’aliquota di ritenuta come percentuale in numero intero: digita 10 per il 10%, mai 0.1.
• Deve corrispondere esattamente all’aliquota del trattato del tuo paese, altrimenti vedrai “Withholding rate does not match the treaty rate for the provided country”.
• Quando scegli il tuo paese del trattato, LabelGrid compila automaticamente l’aliquota (e l’articolo e la motivazione del trattato) dalla tabella del trattato; mantieni il valore compilato automaticamente a meno che tu non abbia un motivo per modificarlo. Riceverai una richiesta di verificarlo.
• Le aliquote superiori al 30% vengono rifiutate.

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Dopo l’invio

Una volta inviato il tuo modulo fiscale:

1. Conferma di ricezione - Vedrai una conferma che il tuo modulo e stato ricevuto
2. Modulo archiviato - Le tue informazioni fiscali sono ora archiviate in modo sicuro
3. Validazione - Dopo l’invio, le tue informazioni fiscali vengono salvate e poi il tuo TIN viene validato. È una verifica separata e non è istantanea, quindi un modulo può essere “inviato ma non ancora valido”. I pagamenti delle royalties vengono abilitati solo quando la validazione viene superata.
4. Aggiornamenti - Se le tue informazioni cambiano, invia un nuovo modulo

Un TIN mancante blocca i pagamenti

Se non fornisci né un TIN estero né un TIN statunitense e il tuo paese non figura nell’elenco dell’IRS delle giurisdizioni senza TIN estero, il modulo viene rifiutato per TIN mancante, e i pagamenti restano sospesi finché non aggiungi un TIN valido.

Validita del modulo

I moduli fiscali restano generalmente validi per tre anni dalla data di firma, o fino a quando le tue informazioni cambiano. LabelGrid ti notifichera quando sara necessario un nuovo modulo.

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Aggiornamento delle informazioni fiscali

Se cambia una delle seguenti informazioni, invia un nuovo modulo fiscale:

• Il tuo nome legale
• Il tuo indirizzo
• Il tuo paese di cittadinanza o residenza
• La tua classificazione fiscale o tipo di entita
• Il tuo TIN (SSN, EIN o codice fiscale estero)

Per aggiornare, accedi semplicemente alla sezione dei moduli fiscali e compila un nuovo modulo. Il nuovo invio sostituira il modulo precedente in archivio.

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Aliquote di ritenuta fiscale

Ritenuta predefinita

Se non compili un modulo fiscale o non richiedi i benefici del trattato:

• Soggetti USA (W-9): Soggetti a ritenuta di riserva (attualmente 24%)
• Soggetti non USA (W-8BEN/W-8BEN-E): Soggetti a ritenuta del 30% sul reddito di fonte statunitense

Aliquote ridotte

I benefici dei trattati fiscali possono ridurre o eliminare la ritenuta. Consulta le Tabelle dei trattati fiscali IRS per le aliquote per paese.

Un’aliquota ridotta richiede una richiesta di trattato valida, e l’aliquota che inserisci deve corrispondere alla tabella del trattato. In sintesi, ecco come viene applicata la ritenuta:

• Un W-8 senza richiesta di trattato è soggetto a ritenuta del 30%.
• Un W-9 che non ha superato la validazione comporta una ritenuta di riserva del 24%; un W-9 validato è allo 0%.
• Se non c’è alcun modulo fiscale in archivio, la tua richiesta di pagamento non può essere generata: il pagamento è bloccato, non solo trattenuto.

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Ottenere aiuto

Risorse IRS

• Istruzioni W-9 (PDF)
• Istruzioni W-8BEN (PDF)
• Istruzioni W-8BEN-E (PDF)
• Tabelle dei trattati fiscali

Consulenza professionale

Consigliata la consulenza di un professionista fiscale

Se non sei sicuro di quale modulo utilizzare o come richiedere i benefici del trattato, ti consigliamo di consultare un professionista fiscale esperto in requisiti fiscali internazionali statunitensi.

Domande sui moduli fiscali? Contatta il nostro team di supporto.